Was ist Compliance-Training und warum ist es wichtig?

Hier bei Zensai legen wir viel Wert auf die Bedeutung von Skill-Training für Mitarbeitende. Einige Skills und Kenntnisse sind einfach gut zu haben, da sie es Ihren Leuten ermöglichen, effektiver zu arbeiten. Andere sind jedoch streng notwendig, damit Ihr Unternehmen innerhalb der gesetzlichen Vorgaben operieren kann. Also, was ist Compliance-Training und warum benötigen Sie diese?

Einfach ausgedrückt, sind Compliance-Schulungen jede Art von Berufsausbildung, die durch Vorschriften, die Ihre Branche betreffen, vorgeschrieben sind. Sie sind gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden eine zertifizierte Ausbildung in diesen Bereichen haben, bevor sie in ihrer Rolle arbeiten können.

Das liegt daran, dass Compliance-Anforderungen existieren, um sicheres und ethisches Verhalten am Arbeitsplatz durchzusetzen. Jede:r Kund:in, der Ihr Geschäft betritt, bei Ihnen kauft oder persönliche Daten mit Ihnen teilt, hat die berechtigte Erwartung, dass alle Mitarbeitenden und Dienstleistungen den Compliance-Anforderungen entsprechen. Das Nichterfüllen dieser Standards kann Ihr Unternehmen in eine heikle rechtliche Lage bringen.

Was ist compliance-training?

Wie erwähnt, ist die einfachste Definition für Compliance-Training jede Art von zertifizierter Schulung, die durch Gesetze und Vorschriften, unter die Ihr Unternehmen fällt, notwendig gemacht wird. Das heißt, es gibt viele verschiedene Bereiche der Sicherheits- und Compliance-Schulung. Diese beinhalten:

• Datenschutzbestimmungen, wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) der EU.
  
• Anti-Belästigungs- und Diskriminierungsgesetze, wie zum Beispiel der US-Bundesschutz gegen Diskriminierung aufgrund der nationalen Herkunft.
  
• Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, wie zum Beispiel Lebensmittelhygiene-Gesetze.
  
• Zertifizierung für den Betrieb gefährlicher Maschinen, wie Gabelstapler, Krane, usw.

Da es nicht praktikabel ist, ständig den Mitarbeitenden auf die Finger zu schauen, benötigen sie Compliance-Training, damit Sie ihnen vertrauen können, Verstöße zu vermeiden. Diese Schulungen können auch dazu beitragen, eine transparentere und effektivere Arbeitsplatzkultur zu schaffen.

Warum Compliance-Schulungen unerlässlich sind

Laut der Globalen Geschäftsethik-Umfrage 2023 der Ethics & Compliance Initiative (ECI):

• Der weltweite Druck auf Mitarbeitende, Standards und Gesetze zu kompromittieren, lag bei 29%.
  
• 65% der Angestellten gaben zu, in den letzten 12 Monaten Verstöße beobachtet zu haben.
  
• Glücklicherweise melden Beschäftigte in Rekordraten Verstöße (72%).
  
• Allerdings gaben 46% der Beschäftigten an, Vergeltungsmaßnahmen für die Meldung von Verstößen erlebt zu haben.
  
• 87% der Mitarbeitenden gaben an, dass es in ihren Arbeitsumgebungen an einer „starken ethischen Kultur“ fehlt.

Diese Statistiken unterstreichen, wie weit verbreitet Nicht-Einhaltung am Arbeitsplatz sein kann, sowie wie machtlos sich Mitarbeitende fühlen können, dagegen anzusprechen. Aber, wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht, oder?

FALSCH. Auch wenn es Ihrer Organisation bisher gelungen ist, trotz Nichtkonformität durchzukommen, kann das Ignorieren dieser Probleme ernsthafte Folgen haben. Deshalb ist die Verbesserung des Compliance-Training keine Option.

Die rechtlichen und ethischen Risiken der Nichteinhaltung

Nun könnten Sie sich fragen, wovor soll Sie Compliance-Training schützen?

Da wir keine Anwaltskanzlei sind, bieten wir keine spezifischen Rechtsberatungen an. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich über die spezifischen Gesetze und Vorschriften im Klaren zu sein, die auf Sie zutreffen. Diese können je nach Ihrer Branche und dem Standort Ihres Unternehmens variieren.

Im Allgemeinen kann jedoch das Nichterfüllen von regulatorischen Anforderungen durch Compliance-Schulungen folgende Konsequenzen haben:

• Bußgelder, Klagen und Untersuchungen: Wenn Sie die regulatorischen Anforderungen nicht erfüllen, sind Sie rechtlichen Schritten von betroffenen Parteien oder Regulierungsbehörden ausgesetzt. Verstöße gegen die DSGVO können beispielsweise zu Millionenstrafen in Dollar (oder Euro) führen, oder sogar zu einem Prozentsatz Ihres weltweiten Umsatzes.
  
  Auch wenn Sie nicht mit Geldstrafen oder Klagen konfrontiert werden, können regulatorische Untersuchungen indirekte Kosten verursachen, indem sie Ihren Geschäftsbetrieb stören. Ein angemessenes Compliance-Training stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert ist, damit alle regulatorischen Anfragen reibungslos verlaufen.
  
• Schaden durch unethisches Verhalten: Unabhängig von rechtlichen Fragen zielt Compliance-Schulung darauf ab, Schäden für Mitarbeitende und Kund:innen zu verhindern. Ein gutes Beispiel dafür ist, wenn Sie ein Restaurant besuchen, das sich nicht an Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften hält, laufen Sie Gefahr, eine Lebensmittelvergiftung zu bekommen oder Allergenen ausgesetzt zu sein.
  
• Rufschädigung: Wenn Ihr Unternehmen den Ruf erlangt, nicht konform zu sein, kann es sehr schwierig sein, sich zu erholen. Sie benötigen Compliance-Schulungen, um potenziellen Kund:innen und Geschäftspartnerschaften vertrauenswürdig zu bleiben.

Wie Compliance-Schulungen Unternehmen Vorteile bringen

Machen Sie sich keine Sorgen, es ist nicht alles düster und trostlos. Ein korrektes Compliance-Training geht nicht nur darum, Negatives zu vermeiden. Auch Ihre Organisation kann echte Netto-Vorteile erzielen. Diese beinhalten:

• Erhöhte Mitarbeiterverantwortung: Compliance-Schulungen verstärken die Idee, dass Verstöße nicht ignoriert werden und helfen Ihnen, Kanäle für die Meldung solcher Verstöße zu etablieren. Mitarbeitende neigen weniger dazu, problematische Handlungen zu begehen oder zu übersehen, wenn sie Teil einer transparenten, auf Compliance ausgerichteten Arbeitskultur sind.
  
• Mitarbeitende können selbstbewusster handeln: Wenn Mitarbeitende nicht mit den Compliance-Anforderungen vertraut sind, wird ihre Arbeit erschwert. Sie könnten zögern, bestimmte Entscheidungen zu treffen, aus Angst, versehentlich das Gesetz zu brechen. Eine angemessene Ausbildung ermöglicht es ihnen, proaktiver, motivierter und produktiver zu sein.
  
• Nützliche Compliance- und Trainingsdaten: Mit der richtigen Unternehmens-Trainingssoftware sammeln Sie viele nützliche Daten rund um Compliance und Skill-Training. Neben dem Nachweis durch Dokumentation, kann Compliance-Daten Einblicke in das tägliche Innenleben Ihres Unternehmens bieten. Dies ist nützlich, um Ineffizienzen hervorzuheben und die Kosten niedrig zu halten.
  
  Trainingsdaten sind ebenso nützlich. Jedem in Ihrem Unternehmen Compliance-Skills beizubringen, ermöglicht es Ihnen, Ihre Schulungspolitik für Mitarbeitemde in Aktion zu sehen und Bereiche zur Verbesserung zu finden.

Beispiele für Compliance am Arbeitsplatz

Die Frage bleibt, wie soll Compliance-Training tatsächlich aussehen? Bisher haben wir einige Beispiele für Compliance-Schulungen behandelt. Jetzt schauen wir uns das Ganze genauer an. Wir haben vier verschiedene Fälle von Arbeitsplatzkonformität skizziert. Zwei, die allgemein einsetzbar sind, und zwei, die branchenspezifisch sind.

Anti-Diskriminierungstraining

Anti-Diskriminierungstraining spielt eine wesentliche Rolle in Vielfalt, Gleichheit und Inklusion (VGI), sowie allgemein in den Rechten der Arbeitnehmer. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden nicht vor Diskriminierung am Arbeitsplatz schützen, können Sie sich rechtlichen Konsequenzen aussetzen. Darüber hinaus zeigt die Forschung, dass vielfältige Unternehmen mehr Umsatz durch Innovation erzielen.

Wichtige Bereiche des Antidiskriminierungstrainings umfassen:

• Spezifische Anti-Diskriminierungsgesetze, die Ihr Unternehmen betreffen
• Geschützte Merkmale (wie Geschlecht, Rasse, Religion oder Behinderungsstatus)
• Was Sie Mitarbeitende oder Bewerber:innen fragen dürfen und was nicht
• Anti-Bias-Training
• Training zur Verhinderung von Mobbing und Belästigung am Arbeitsplatz

Nehmen wir an, eine Person mit einer körperlichen Behinderung bewirbt sich für eine Position in Ihrem Unternehmen. Während des Interviews stellt Ihr Personalvermittler gezielte persönliche Fragen zur medizinischen Vorgeschichte des Bewerbers. Dann, wenn sie die Stelle bekommen, stellen sie fest, dass Sie grundlegende behindertengerechte Infrastrukturen (z.B. Zugangsrampen, barrierefreie Toiletten, Bürogestaltung mit ausreichend Platz und ergonomische Sitzmöglichkeiten) nicht umgesetzt haben.

Der betreffende Mitarbeitende hat nun mehrere Gründe, Diskriminierung am Arbeitsplatz geltend zu machen, die alle durch eine angemessene Compliance-Schulung hätten verhindert werden können.

Datenschutz und Cybersicherheit Schulung

Datenschutzschulungen sind ein weiterer Bereich, den die meisten modernen Unternehmen abdecken sollten. Ob es sich um persönliche Informationen von Mitarbeitenden und Kund:innen handelt oder um proprietäres Geschäftswissen, die meisten Organisationen verfügen über Daten, die es wert sind, gestohlen zu werden. Deshalb gibt es strenge Vorschriften, die die Pflichten von Unternehmen festlegen, die mit sensiblen Daten umgehen.

Wesentliche Aspekte des Datenschutz- und Cybersicherheitstrainings beinhalten:

• Relevante Gesetzgebung (wie Bundesdatenschutzgesetze und die DSGVO)
• Interne Standards und Richtlinien Schulung
• Bearbeitung von Zugriffsanfragen
• Betrugsversuche und Phishing-Angriffe erkennen
• Identifizierung von Schwachstellen
• Sicherheitsanforderungen (z.B. Passwortstärke, Verschlüsselung und Datensicherungen)

Stellen Sie sich vor, Sie werden von jemandem kontaktiert, der behauptet, einer Ihrer Kund:innen zu sein und Zugang zu seinem Konto und persönlichen Informationen zu verlangen. Jeder, der auch nur über ein grundlegendes Verständnis von Datenschutz verfügt, sollte wissen, dass man den Zugang nicht einfach so freigibt.

Mindestens müssen Sie sie durch Verifizierungsverfahren führen (wie von internen Standards und Richtlinien vorgegeben). Zum Beispiel könnten Sie das Geburtsdatum, Adressdaten und einen Teil der Kontonummer sammeln.

Als nächstes haben wir zwei Beispiele basierend auf den Branchen, die wir mit Inhaltsbibliotheken durch Content365 unterstützen: Gesundheitswesen und Produktion!

Compliance im Gesundheitswesen

Was ist Compliance-Training, wenn nicht ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Gesundheitsversorgung? Ohne dies setzen Sie Patienten dem Risiko von medizinischem Fehlverhalten, Vernachlässigung und direktem Schaden aus. Es ist von entscheidender Bedeutung für alle, die im Gesundheitswesen tätig sind, von Ärzten und Pflegekräften bis hin zu Ordnern und Verwaltungspersonal.

Schlüsselbereiche für die Einhaltung von Vorschriften im Gesundheitswesen umfassen:

• Wie üblich sind Schlüsselgesetze für die medizinische Praxis und Gesundheitsversorgung (wie HIPAA oder ACA)
• Datenschutz für medizinische Patienteninformationen
• Zertifizierungen für die Behandlungsverwaltung (wie Medikamentenverabreichung, Durchführung von CPR, Bereitstellung von Unterstützung bei Behinderungen, usw)
• Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften wie Hygienepraktiken
• Offizielle Leitlinien von Organisationen wie dem CDC oder der WHO

Es gibt alle Arten von möglichen Folgen bei mangelnder Gesundheitsvorsorge-Konformität, bis hin zum Verlust des Lebens. Zum Beispiel könnte eine schlechte Gesundheits- und Sicherheitsschulung dazu führen, dass Operationssäle nicht ordnungsgemäß sterilisiert werden. Eine unzureichende Zertifizierung kann auch dazu führen, dass nicht qualifiziertes Personal Behandlungen durchführt, was Sie anfällig für Ansprüche wegen medizinischer Fahrlässigkeit macht.

Compliance in der Fertigung

Zu guter Letzt werfen wir einen Blick darauf, wie die Einhaltung von Fertigungsvorschriften funktioniert. Dies geht hauptsächlich um eine Kombination aus Arbeitssicherheit und Produktsicherheit. Schlüsselbereiche für Compliance umfassen:

• Gesetze und Vorschriften, wie sie von Gruppen wie OSHA festgelegt werden
• Interne Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz
• Zertifizierungen für den Betrieb gefährlicher Maschinen
• Wartung und Dokumentation
• Produktqualität und Testanforderungen

Ohne angemessene Einhaltung von Vorschriften können Produktionsstätten schnell unglaublich gefährlich werden. Es braucht nur einen Gabelstaplerunfall oder eine verpasste Wartungskontrolle, damit ein Mitarbeitender eine lebensverändernde Verletzung erleidet. Und Ansprüche von Mitarbeitenden sind nicht das einzige Problem. Produkttest-Fehler könnten fehlerhafte Geräte an die Allgemeinheit freigeben, was zu rechtlichen Schritten und kostspieligen Produkt-Rückrufen führen könnte.

Wie ein LMS das Compliance-Training unterstützt

Wenn das alles nach viel klingt, entspannen Sie sich. Immerhin, was ist Compliance-Training, wenn nicht ein weiterer Skill, den man lehren kann? Und dafür braucht man nur die richtige Softwarelösung. Natürlich bewerten wir heute keine Lernmanagementsoftware. Was wir jedoch tun werden, ist Ihnen zu zeigen, wie ein LMS die Geschäftskonformität unterstützen kann.

Konsistente Dokumentation

Dokumentation ist ein Schlüsselaspekt der Compliance. Dinge wie Kursanmeldungen, Fortschrittsberichte und Zertifizierungen sind Beweise dafür, dass Sie tatsächlich die regulatorischen Schulungsanforderungen erfüllen. Obwohl es vielleicht Routinearbeit ist, ist es von entscheidender Bedeutung.

Ein gutes Lernmanagementsystem kann solche Prozesse optimieren und automatisieren. Auf diese Weise haben Sie immer einen aktuellen Nachweis, um zu belegen, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben.

Learn365: KI-gestütztes Lernmanagement

Unterschätzen Sie nicht die Kraft des KI-gestützten Lernmanagements. Neben der Ermöglichung von automatisierten Analysen und Berichten, trägt die KI viel dazu bei, das Lernerlebnis für Endnutzer:innen zu verbessern.

KI-Assistenten und Dashboards können personalisierte Lernempfehlungen basierend auf den Bedürfnissen und Karrierezielen von Einzelpersonen personalisieren. Es kann Ihnen dabei helfen, Mitarbeitende effektiver einzuarbeiten, sodass sie vom ersten Tag an Compliance-Skills erlernen können.

Ergebnis: Lernen im „Flow of Work“

Lernen im „Flow of Work“ bedeutet, Barrieren zwischen unseren Arbeitsbereichen und unseren Lernmethoden zu beseitigen. Zum Beispiel hat die Versicherungsgesellschaft Youi Learn365 genutzt, um die Schulung ihrer Mitarbeitenden in den Microsoft 365 Tools zu ermöglichen, die sie bereits verwenden. Dies machte das System für Mitarbeitende einfacher zu bedienen und half dabei, echte Arbeitsherausforderungen genauer zu simulieren.

Kosteneffizienz

Die manuelle Verwaltung von Compliance-Schulungen ist schlicht ineffizient. Ein LMS bietet eine deutlich kostengünstigere Möglichkeit, Mitarbeiterschulungen zu koordinieren. Neben der Zeitersparnis durch Automatisierung und optimierte Prozesse bieten die besten Learning Management Systeme flexible Preismodelle für unterschiedliche Budgets.

Zum Beispiel nutzt Anjuna Airline Solutions die Freemium-Version von Learn365 für ihre Bedürfnisse als kleines Unternehmen. Mit nur 40 Mitarbeitenden können sie unsere Software praktisch ohne Investition nutzen.

Verbessern Sie heute noch Ihr Compliance-Training!

Also, was ist Compliance-Training? Zusammenfassend ist es ein unerlässlicher Prozess, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf der richtigen Seite des Gesetzes agiert. Darüber hinaus fördert es Ihre Arbeitskultur, indem es Ihre Mitarbeitenden vorsichtiger und kritischer macht.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, schauen Sie bald wieder vorbei – unser nächster Artikel behandelt die Bewertung von Compliance-Training-Software. In der Zwischenzeit lohnt sich ein Blick auf Learn365 für all Ihre Compliance- und Kompetenzschulungen!