Microsoft Excel. Es ist ein Name, der synonym ist mit Tabellenkalkulationen, Datenorganisation und, seien wir ehrlich, ein kleines bisschen stress durch Statistiken. Seit seiner Einführung im Jahr 1985 ist Excel zu einem allgegenwärtigen Werkzeug geworden, das weltweit von Millionen Menschen für alles genutzt wird, von persönlichen Budgets bis hin zu komplexen Geschäftsanalysen. Es ist eine bewährte Methode zur Datenerfassung, und für viele ist es das erste (und manchmal einzige) Tool, das in den Sinn kommt. Es ist nicht verwunderlich, dass viele HR-Professionals und Schulungsmanager:innen Excel verwenden, um Mitarbeiterschulungen nachzuverfolgen – es ist vertraut, einfach zu bedienen und jederzeit verfügbar. Immerhin, wenn es für Ihre Einkaufsliste funktioniert, warum dann nicht für die Mitarbeiterentwicklung?
- So verfolgen Sie Schulungen in Excel
- Nachteile der Nachverfolgung von Schulungen in Excel
- Warum ein LMS zur Nachverfolgung von Mitarbeiterschulungen verwenden?
- Kundenanwendungsfälle
- Buchen Sie eine kostenlose Demo von Learn365
Die Wahrheit ist, dass Excel zwar ein mächtiges Tool für viele alltägliche Aufgaben ist, die Verwendung für die Mitarbeiterschulung jedoch wie der Versuch, eine Suppe mit einem Hammer zu öffnen – technisch möglich, aber weit entfernt von ideal. Die Zeiten ändern sich, Leute, und ebenso die Werkzeuge, die uns zur Verfügung stehen! Während Excel früher vielleicht eine vernünftige Lösung war, gibt es mittlerweile viel bessere Optionen, die den Stress aus Ihrem Mitarbeiterschulungsprozess nehmen.
Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Mitarbeiterschulungen in Excel nachverfolgen können (denn vermutlich tun Sie das schon). Wichtiger noch, wir zeigen Ihnen, warum dies nicht die beste Vorgehensweise ist, und stellen Ihnen eine weitaus effizientere und effektivere Lösung vor.
So verfolgen Sie Mitarbeiterschulungen in Excel (und warum es nicht die beste Idee ist)
Für diejenigen, die entschlossen sind, bei Excel zu bleiben, hier ein grundlegender Ansatz. Erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten für Mitarbeiternamen, Schulungsart, Start- und Enddatum, Abschlussstatus (z. B. „Abgeschlossen“, „In Bearbeitung“, „Nicht begonnen“) sowie weitere relevante Informationen wie erworbene Zertifikate oder erzielte Punktzahlen. Sie können sogar Formeln verwenden, um Dinge wie den Schulungsabschlussprozentsatz zu berechnen, ähnlich wie ein digitales Schulungsprotokoll.
Wir haben ein Beispiel erstellt, wie Ihre Spalten aussehen könnten:
| Mitarbeitername | Trainingstyp | Startdatum | Enddatum | Status | Notizen |
| Anne Tivirus | Bewusstsein für Cyber-sicherheit | 2025-03-08 | 2025-03-15 | Abgeschlossen | |
| Gantt-Diagramm | Projekt-management 101 | 2025-03-11 | 2025-03-22 | Im Gange | Benötigt Nachverfolgung |
| Connie Verse | Kommunika-tions-Skills | 2025-03-18 | 2025-03-25 | Nicht gestartet |
Nachteile der Nachverfolgung von Schulungen in Excel
Nun lassen Sie uns die Einschränkungen betrachten. Obwohl Excel zunächst kostenlos und zugänglich erscheint, hat es einen versteckten Preis – Ineffizienz, Risiken und letztlich eine Bremswirkung auf das Potenzial Ihrer Organisation.
1. Fehleranfällige manuelle Eingabe
Manuelle Dateneingabe ist ein Nährboden für Fehler. Tippfehler, inkonsistente Formatierungen und einfache menschliche Fehler können zu ungenauen Aufzeichnungen und unzuverlässigen Informationen führen. Offensichtlich kann es schwerwiegende Folgen haben, wichtige Entscheidungen zur Mitarbeiterentwicklung auf Basis dieser fehlerhaften Daten zu treffen.
2. Mangel an Automatisierung:
Laut einer PwC-Studie können Unternehmen, die KI in ihren HR-Funktionen einsetzen, eine Produktivitätssteigerung von 4,5x erleben. Leider bietet Excel nur minimale Automatisierung, sodass Sie Erinnerungen, Fortschritts-Tracking und Reporting selbstständig handhaben müssen. Dies ist ein enormer Zeitfresser und erhöht das Risiko, dass wichtige Aufgaben übersehen werden.
3. Herausforderungen bei der Skalierbarkeit:
Die Schulung eines kleinen Teams mag noch überschaubar sein, aber mit dem Wachstum Ihrer Organisation wird Excel zu einem großen Engpass (und einem logistischen Albtraum). Wenn Sie Ihr Geschäft wirklich wachsen lassen möchten, sind skalierbare HR-Lösungen unerlässlich.
4. Kooperationsprobleme:
Das Teilen und gemeinsame Arbeiten an Excel-Tabellen ist nicht die beste Lösung. Probleme mit der Versionskontrolle, widersprüchliche Bearbeitungen und Schwierigkeiten beim Nachverfolgen von Änderungen machen die Teamarbeit zu einer großen Herausforderung. (Wenn Sie noch nie das Chaos erlebt haben, das entsteht, wenn mehrere Personen gleichzeitig versuchen, dieselbe Schulungstabelle zu aktualisieren, können Sie sich glücklich schätzen.)
5. Eingeschränkte Berichterstattung und Analyse:
Die Berichtsfunktionen von Excel sind, mit einem Wort, grundlegend. Die Generierung von bedeutungsvollen, datengestützten Einblicken in die Wirksamkeit von Schulungen oder die Berechnung des ROI erfordert Lösungen, die Excel einfach nicht bietet. Und ausgeklügelte Analysen zur Identifizierung von Skill-Lücken, zum Verfolgen des Lernfortschritts oder zur Personalisierung von Trainingsprogrammen können Sie ganz vergessen.
6. Erhebliche Sicherheitsrisiken:
Wenn Sie sensible Mitarbeiterdaten in Excel-Tabellen auf gemeinsam genutzten Laufwerken speichern, könnten Sie Probleme heraufbeschwören. Datenverletzungen und unbefugter Zugriff sind eine echte Sorge, insbesondere angesichts zunehmender Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO und der CCPA.
7. Mangelnde Integration:
Excel funktioniert oft isoliert. Die Integration von Schulungsdaten mit anderen HR-Systemen, wie Gehaltsabrechnung oder Performance Management, kann komplex und zeitaufwendig sein. Ein zentrales Lernportal bietet Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über die Mitarbeiterentwicklung – und alle benötigten Ressourcen sind nur wenige Klicks entfernt.
Wir wiederholen es gerne: Es besteht ein klarer Zusammenhang zwischen effektiver Mitarbeiterfortbildung und dem Erfolg Ihres Unternehmens. Laut einer Studie von Better Buys sind Mitarbeitende, die berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten erhalten, 15% engagierter und zeigen eine 34% höhere Bindung.
Und dennoch nutzen viele Organisationen immer noch altmodische Methoden wie Excel, um die Mitarbeiterfortbildung zu verfolgen. Das kann sich erheblich auf den ROI, das Mitarbeiterengagement, die Moral und die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken.
Unser Rat? Lassen Sie Excel nicht die Mitarbeiterschulungen in Ihrer Organisation beeinträchtigt.
Warum ein LMS die bessere Wahl für die Nachverfolgung von Mitarbeiterschulungen ist
Die Alternative zum Kämpfen mit Tabellen und der Nachverfolgung von Schulungen in Excel? Ein Lernmanagementsystem (LMS) wie Zensai’s Learn365. Es ist wie der Umstieg von einem Fahrrad auf einen Hochgeschwindigkeitszug für Ihr Schulungsprogramm – ein bedeutender Fortschritt in Effizienz und Effektivität.
Hier sind die Gründe, warum ein LMS der Weg nach vorne ist:
Automatisierung auf Knopfdruck
LMS-Plattformen kümmern sich zuerst um die lästigen Aufgaben – wie das Erinnern der Mitarbeitenden an bevorstehende Kurse, das Verfolgen ihres Fortschritts und das Erstellen von Berichten. Kein manuelles Anmelden mehr oder das Hinterherlaufen für Updates! Dies gibt Ihnen die Freiheit, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, wie zum Beispiel hervorragende Schulungsinhalte zu erstellen und herauszufinden, was funktioniert und was nicht.
Handhabt das Wachstum
Vergessen Sie die Einschränkungen von Tabellenkalkulationen, die unter dem Gewicht wachsender Daten zusammenbrechen. Ein LMS kann problemlos die Schulung von Hunderten oder sogar Tausenden von Mitarbeitenden bewältigen. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen expandiert rasant. Anstatt zu versuchen, Ihr unhandliches Excel-System anzupassen, skaliert ein adaptives LMS nahtlos, um den Zustrom neuer Mitarbeiter und deren Schulungsbedarf zu bewältigen.
Erweiterte Berichterstattung und Analytik
LMS-Plattformen liefern Ihnen super detaillierte Berichte und Analysen, damit Sie auf Basis von echten Daten kluge Entscheidungen über Ihre Trainingsprogramme treffen können. Möchten Sie wissen, welche Trainingsprogramme am effektivsten sind? Welche Mitarbeitenden zeichnen sich aus und welche benötigen ein wenig zusätzliche Unterstützung? Ein LMS liefert Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um Ihre Schulungsstrategie zu optimieren und sicherzustellen, dass alle das Beste daraus ziehen.
Zentralisiertes Management
Ein LMS hält Ihre Schulungsressourcen und Daten an einem sicheren Ort, sodass Sie nicht durch gemeinsame Laufwerke oder E-Mail-Posteingänge graben müssen, um zu finden, was Sie brauchen. Alles ist organisiert und nur einen Klick entfernt! Mit einem LMS können Sie Schulungen an alle versenden, den Fortschritt verfolgen und Berichte erstellen – alles an einem einzigen Ort.
Maßgeschneiderte Lernerfahrung
Moderne LMS-Plattformen bieten interaktive Inhalte und personalisierte Lernpfade, was bedeutet, dass Schulungen für Mitarbeitende viel unterhaltsamer und effektiver sind. Statt statischer Präsentationen interagieren Mitarbeitende im LMS mit Videos, Quizzen und Simulationen, wodurch das Lernen dynamisch und einprägsam wird.
Vielzahl an Integrationen
Wenn Sie ein LMS verwenden, synchronisiert sich die Schulungsdaten Ihrer Mitarbeitenden automatisch mit Ihren HR-Systemen. So können Sie die manuelle Dateneingabe überspringen und alles konsistent halten. Zensai’s Integrationen mit Microsoft HR sind ein gutes Beispiel dafür, wie dies funktioniert. Sie können Ihr LMS sogar direkt in Microsoft Teams integrieren!
Die Ergebnisse der Mitarbeiterschulungen sprechen für sich.
Wenn Sie mehr Beweise brauchen, werfen Sie einen Blick auf diese Success Story:
G&J Pepsi
G&J Pepsi-Cola Bottlers benötigte eine flexible, skalierbare Plattform, die Compliance-Anforderungen erfüllen, mit Microsoft 365 zusammenarbeiten und schnell in der Belegschaft eingeführt werden konnte. Sie wählten Learn365 als ihre bevorzugte Lernplattform, um die Mitarbeiterentwicklung zu fördern und eine technologieaffine Kultur zu schaffen.
Und die Ergebnisse waren großartig! Learn365 wurde in nur wenigen Wochen für alle 1.600 Mitarbeitenden ausgerollt. Über 2.000 Lerninhalte wurden in einem einzigen zentralen Hub zusammengefasst – so wird sichergestellt, dass jede:r, egal wo er sich befindet, die gleiche großartige Schulung erhält und das nötige Sicherheitswissen hat, bevor er seine Arbeit aufnimmt. Darüber hinaus stiegen laut Liz Gradwohl von G&J die Abschlussraten für Compliance-Schulungen in die Höhe, wobei 70 % der Lernenden ihre jährliche Schulung innerhalb von vier Monaten abschlossen – ein riesiger Fortschritt im Vergleich zu den Vorjahren.
G&J Pepsi hat große Pläne für Learn365! Sie möchten individuellen Inhalt hinzufügen, digitale Lernveranstaltungen erstellen, Fachexpert:innen zertifizieren, mit Microsoft Teams integrieren und Power BI verwenden, um Lerndaten mit Geschäftsergebnissen zu verbinden.
„Wir verändern das Geschäft durch Lernen mit Learn365“, sagt Liz Gradwohl. Unseren Führungskräften liegen unsere Mitarbeitenden am Herzen, und wir möchten sie weiter wachsen sehen.“
Buchanan Gruppe
Die Buchanan Group, ein Bestattungs- und Produktionsunternehmen, hatte Schwierigkeiten mit ihrem alten LMS. Es war fehlerhaft, hatte nicht die richtigen Schulungsmaterialien für ihre Branche und war teuer und kompliziert zu bedienen. Sie benötigten ein neues LMS, das Erinnerungen verwalten, eine hohe Trainingsqualität gewährleisten und gut mit ihrer Microsoft 365 Konfiguration zusammenarbeiten konnte (insbesondere SharePoint Online, das ihr Hauptzentrum war). Sie haben die perfekte Lösung in Learn365 gefunden.
Die Buchanan Group hat begonnen, Learn365 für 350 Nutzer:innen zu verwenden, und kann nun Schulungen zu spezifischen Branchenthemen, Sicherheit und Computersicherheit anbieten. Sie erstellen immer noch den Großteil ihres Schulungsinhalts selbst, aber dank der intuitiven Kursgestaltungsfunktionen von Learn365 ist es jetzt viel einfacher.
Insgesamt gab es einige erstaunliche Ergebnisse bei der Buchanan Group: zum einen wurden die Schulungskosten halbiert. Sie konnten auch manuelle Einschreibungsfehler reduzieren, mobiles Training für Mitarbeiter anbieten, die nicht immer Zugang zu einem Computer haben, und das Wissen und die Entwicklung der Mitarbeiter verbessern. Darüber hinaus sorgen die ständigen Aktualisierungen und die Integration von Learn365 mit Microsoft Teams dafür, dass die Plattform immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Bereit, die Tabellenkalkulationen auf den Bordstein zu kicken?
Obwohl Zellen ihren Platz haben, ist es nicht gerade die beste Lösung, um Mitarbeitertraining in Excel zu verfolgen. Eine Investition in ein LMS wie Learn365 ist eine Investition in Ihre Mitarbeitende, Ihre Organisation und Ihre Zukunft.
Mit Learn365 können Sie:
- Erstellen Sie beeindruckende Kurse mit unserer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche.
- Bieten Sie jederzeit und überall Schulungen an mit unserer mobilfreundlichen Plattform.
- Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Mitarbeitenden und messen Sie die Auswirkungen Ihrer Schulungsprogramme.
- Steigern Sie das Engagement mit Gamification, sozialem Lernen und personalisierten Lernpfaden.
Und das Beste? Es ist alles vollständig in Microsoft 365 und Teams integriert.
Buchen Sie noch heute eine Demo von Learn365 und erfahren Sie, wie Sie das Trainingsmanagement vereinfachen, das Mitarbeiterengagement steigern und bessere Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen können.
