Neue Mitarbeitende automatisch registrieren, schulen und im Rahmen eines rollenbasierten Plans begleiten – alles direkt in Microsoft 365.
Neu angeworbene Arbeitskräfte erhalten oft nicht die erforderlichen Schulungen oder Grundlagen, um ihre Aufgaben gut zu bewältigen. Die Kosten dafür fallen frühzeitig an: Fluktuation tritt meist bereits im ersten Jahr auf, noch bevor die Produktivität anzieht und sich Erträge einstellen. Hinzu kommt: Die Software für den Onboarding-Workflow, die neue Mitarbeitende eigentlich auf Erfolg trimmen soll, befindet sich in einer separaten App – ganz woanders als dort, wo die Menschen tatsächlich arbeiten.
Kein Wechseln zwischen Plattformen. Der Lernprozess erfolgt vollständig innerhalb von Microsoft 365 und ist eng mit den Qualifikationen und Zielen verknüpft, die damit erreicht werden sollen. Für Routineaufgaben ist die KI zuständig, und Ihr Team behält die volle Kontrolle.
Zensai automatisiert das Onboarding von Mitarbeitenden über Entra ID: Alle neuen Beschäftigten erhalten unmittelbar nach ihrer Registrierung einen KI-generierten, rollenbasierten Onboarding-Plan. Nichts muss manuell eingerichtet werden, niemand wird übersehen.
Via Microsoft statt über ein separates System. Kurse, Pläne und Erinnerungen werden in MS Teams und Outlook übermittelt, und neue Beschäftigte können sich vom ersten Tag an mit ihren Kolleg:innen vernetzen – direkt im Arbeitsfluss.
Über Dashboards und automatische Erinnerungen wird erfasst, wer welche Aufgaben erfüllt hat, und die Abschlussquote wird ohne Nachhaken gesteigert. Dies umfasst auch die Nachverfolgung von Zertifizierungen für etwaige Pflichtschulungen.
Ob Mitarbeitende mit festem Büroarbeitsplatz oder Frontline-Beschäftigte: Alle werden über ein zentralisiertes, ortsunabhängig zugängliches System verwaltet. Neue Mitarbeitende erhalten auch am Einsatzort oder im Außendienst eine unkomplizierte, strukturierte Einarbeitung (ggf. auch ohne Microsoft 365). Damit sind Beschäftigte im Lager oder im Außendienst von Anfang an auf Erfolgskurs – genau wie ihre Kolleginnen und Kollegen im Innendienst.
Allzu häufig stellen Softwarelösungen für das Mitarbeiter-Onboarding am Ende doch nur einen Kompromiss dar. Zensai ist anders. HR, Mitarbeitende, Manager und IT erhalten jeweils genau das, was sie brauchen – in einem vernetzten System. Und weil es direkt in Microsoft 365 integriert ist, wird es auch tatsächlich genutzt.
„Man erstellt zwar Onboarding-Inhalte, aber sie erreichen nicht immer alle gleichermaßen.“
„Es ist meine erste Woche, und ich weiß noch gar nicht genau, was ich als Erstes lernen soll.“
„Wir konsolidieren zurzeit unsere Systeme, und das Letzte, was wir brauchen, wäre eine weitere App und noch mehr Supportaufwand nur für das Onboarding.“
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Mit Zensai erzielen Sie bei Lernen, Engagement und Leistung handfeste Ergebnisse – direkt in Microsoft 365. Keine Disruption, sondern schlauere Wege zum Erfolg – genau dort, wo Ihre Teams sowieso schon arbeiten.
Eine Software für das Mitarbeiter-Onboarding automatisiert Registrierung, Schulung und Betreuung neuer Mitarbeitender in den ersten Wochen und ersetzt damit Ad-hoc-Checklisten und E-Mails durch einen strukturierten, reproduzierbaren Plan. Zensai führt diesen Plan in Microsoft 365 aus, sodass das Onboarding in MS Teams und Outlook stattfindet – dort, wo neue Mitarbeitende sich ohnehin aufhalten.
Alle neuen Beschäftigten durchlaufen denselben strukturierten Einstieg, die Personalabteilung kann nachvollziehen, wer welche Aufgaben bereits erledigt hat, und der Weg zur Produktivität verläuft schneller und zielgerichteter. Einarbeitungsphasen sind nicht mehr von Vorgesetzten abhängig, und es entstehen keine Lücken, die man erst bemerkt, wenn jemand Probleme hat.
Zwar können auch SharePoint-Seiten und E-Mail-Threads Onboarding-Inhalte bereitstellen, doch lassen sich damit weder neue Mitarbeitende automatisch registrieren noch Schulungsabschlüsse nachverfolgen, Erinnerungen versenden oder der Personalabteilung signalisieren, wer welche Schulung bereits abgeschlossen hat. Zensai ergänzt die erforderliche Struktur und Transparenz – und weil es in SharePoint, Teams und Outlook integriert ist, müssen neue Mitarbeitende kein separates System mehr erlernen.
Nein. Solange Entra ID Ihre maßgebliche Datenquelle ist, werden neue Mitarbeitende provisioniert und automatisch angemeldet; ein HRIS-Connector ist nicht erforderlich. Falls hingegen Workday, SAP oder ein anderes HRIS-System Ihre zentrale Datenquelle sein sollte, ermöglicht Zensai das Anbinden an über 80 HRIS-Systeme und stellt so sicher, dass das Onboarding neuer Mitarbeitender auch bei deren Einsatz automatisch angestoßen wird.
Die Lösungen ergänzen sich. Viva Learning macht Inhalte auffindbar und bündelt sie; Zensai ist das strukturierte System, das Onboarding und Schulungen bereitstellt, automatisiert und nachverfolgt und dazu Berichte erstellt. Viva ist die Oberfläche zum Entdecken, während Zensai als Stammdatensystem fungiert, und Zensai-Inhalte können in Viva Learning eingebunden werden.
Die KI übernimmt bestimmte, genau definierte Aufgaben: Der KI-Tutor beantwortet die Fragen neuer Beschäftigter während des Kurses, damit sie ihn weiter bearbeiten können, und von der KI erstellte Lernpfade sind genau auf die jeweilige Rolle zugeschnitten. Dabei bietet die KI Unterstützung für neue Mitarbeitende. Der Plan selbst wird vom L&D-Team entworfen, das auch für die Inhalte verantwortlich ist, und die Aktivitäten werden zu Kontrollzwecken nachverfolgt.
Das Onboarding ist bereits in der Grow-Edition – der Einstiegsedition der Zensai-Plattform – enthalten, zusammen mit Compliance und Kompetenzaufbau. Scale und Transform ergänzen darauf aufbauend Funktionen für Performance bzw. Engagement. Dabei bleibt die Plattform stets vollständig in Microsoft 365 eingebunden.
Da Zensai die Software für das Mitarbeiter-Onboarding innerhalb der bereits vorhandenen Microsoft 365-Umgebung ausführt, muss kein separates System eingerichtet werden. Am schnellsten geht es, wenn Entra ID als zentrale Datenquelle fungiert. Kennards Self Storage beschrieb die Einführung als einen „reibungs- und weitgehend nahtlosen Prozess“.
Das Onboarding erfolgt in Teams und Outlook, wo neue Mitarbeitende ihre Arbeit ohnehin erledigen – und nicht in einem separaten Portal, das erst noch geöffnet werden müsste. Dies ist ein wesentlicher Grund dafür, dass die Abschlussquoten stabil bleiben, statt nach der ersten Woche einzubrechen.
Unsere Kundschaft ist unser bester Beleg, und bei G2 basiert dieser nicht auf den Einschätzungen von Analysten oder Anbietern, sondern direkt auf authentischen Rezensionen. Dabei werden immer wieder dieselben Stärken hervorgehoben: eine Oberfläche, die wie ein nativer Bestandteil von Microsoft 365 wirkt, der schnelle und reibungslose Rollout und ein Supportteam, dem man wirklich vertrauen kann. Auf unserer G2-Bewertungsseite können Sie nachlesen, was unsere Kund:innen in ihren eigenen Worten sagen.