Neue Talente ins Team zu rekrutieren, ist eine aufregende Zeit für jedes Unternehmen. Aber seien wir ehrlich, traditionelle Onboarding-Prozesse können oft ein bisschen…holprig sein. Papierstapel wachsen, Informationen gehen im Äther der E-Mail-Ketten verloren und neue Mitarbeitende können sich schnell überfordert fühlen. Aber das muss nicht sein, insbesondere wenn Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft 365 durchführen.
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess legt nicht nur den Grundstein für den Erfolg der Mitarbeitenden, sondern hat auch erheblichen Einfluss auf das Engagement, die Produktivität und die Bindung. Laut der Harvard Business Review kann eine positive Onboarding-Erfahrung den Personalwechsel um bis zu 50% reduzieren (ja, Sie haben richtig gelesen!).
Wie man so schön sagt, man hat nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn es darum geht, den Onboarding-Prozess zu optimieren und zu verbessern, liegt die Kraft in einem Tool, das Sie wahrscheinlich bereits verwenden: Microsoft 365.
Warum also Microsoft 365 für das Onboarding wählen?
Vielleicht dachten Sie, Microsoft 365 sei nur eine Suite von Produktivitäts-Apps, ein kleiner Ort für E-Mails und Tabellenkalkulationen. Aber wir sind hier, um Ihnen zu sagen, dass es viel mehr als das ist.
Von Zusammenarbeit und Kommunikation bis hin zu Dokumentenmanagement und Schulung, Microsoft 365 macht alles möglich. Insbesondere bietet es eine zentralisierte Mitarbeiter-Onboarding-Plattform mit Tools, die Ihre Begrüßung von neuen Mitarbeitenden revolutionieren können. Denken Sie:
- Effizienz: Auf Nimmerwiedersehen, Informationsinseln! Alle Ihre Onboarding-Materialien, Kommunikationskanäle und Aufgaben befinden sich an einem leicht zugänglichen Ort.
- Flexibilität: Ob Ihr Team im Büro, remote oder hybrid arbeitet, Microsoft 365 passt sich adaptiv Ihren Bedürfnissen an und bietet ein konsistentes Onboarding-Erlebnis für alle.
- Integration: Verbinden Sie Microsoft 365 mit Ihren bestehenden HR-Systemen und Dokumentenspeichersystemen für ein wirklich kohärentes Erlebnis.
Mit dem Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft 365 können Sie den Code knacken und neue Mitarbeitende dazu befähigen, sofort durchzustarten.

Unverzichtbare Microsoft 365 Tools für das Onboarding
So können die Hauptakteure von Microsoft 365 Ihren Onboarding-Prozess verbessern:
- Microsoft Teams: Erstellen Sie spezielle Kanäle für neue Mitarbeitende, um sich mit ihrem Team zu vernetzen, Willkommensnachrichten zu erhalten, an Live-Fragen und Antworten-Sitzungen teilzunehmen und Echtzeit-Unterstützung zu erhalten.
- SharePoint: Erstellen Sie ein dynamisches Onboarding-Hub mit wichtigen Dokumenten, Richtlinien und Informationen zur Unternehmenskultur. Insbesondere fungiert SharePoint als einzige verlässliche Quelle für alle Aspekte des Onboarding.
- OneDrive: Stellen Sie jedem neuen Mitarbeitenden personalisierten Cloud-Speicher für ihr Onboarding in Microsoft zur Verfügung, einschließlich Schulungsmaterialien und wichtigen Dokumenten.
- Yammer: Was ist der Sinn der Zusammenarbeit, wenn man nicht voneinander lernen kann? Fördern Sie unternehmensweites Networking und Wissensaustausch. Yammer hilft neuen Mitarbeitenden dabei, über ihr unmittelbares Team hinaus Kontakte zu Kolleg:innen zu knüpfen und in die Unternehmenskultur einzutauchen.
- Planer: Halten Sie Onboarding-Aufgaben organisiert und im Zeitplan. Daher ermöglicht Ihnen dieses intuitive Projektmanagement-Tool, visuelle Checklisten zu erstellen, Erinnerungen zu automatisieren und den Fortschritt der Mitarbeitenden mit Leichtigkeit zu verfolgen.
Ein 5-Schritte-Leitfaden zum Onboarding mit Microsoft 365
- Bereiten Sie den Weg vor: Richten Sie Konten für neue Mitarbeitende ein, gewähren Sie Zugriffsberechtigungen und organisieren Sie Onboardind-Materialien in SharePoint.
- Willkommen im Team(s): Erstellen Sie einen personalisierten Onboarding-Kanal in Teams mit einer herzlichen Willkommensnachricht, Firmenvorstellungen und wichtigen Kontakten.
- Erstellen Sie Ihr Onboarding-Hub: Nutzen Sie SharePoint, um eine umfassende Website mit allen notwendigen Onboarding-Ressourcen zusammenzustellen, einschließlich Schulungsmaterialien, Richtlinien und Informationen zur Unternehmenskultur.
- Aufgaben mit Planner verwalten: Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste in Planner, weisen Sie Aufgaben neuen Mitarbeitenden (und deren Manager:innen) zu und setzen Sie klare Fristen für die Fertigstellung.
- Motivieren und verbinden: Planen Sie regelmäßige 1:1 Check-in Meetings über Teams Videoanrufe. Zum Beispiel ergab eine Gallup-Studie, dass Mitarbeitende 3,6-mal wahrscheinlicher stark zustimmen, dass sie „motiviert sind, hervorragende Arbeit zu leisten“, wenn ihr:e Vorgesetzte:r täglich (im Vergleich zu jährlich) Feedback gibt. Ermutigen Sie außerdem neue Mitarbeitende dazu, an Yammer-Communitys teilzunehmen, damit sie sich mit Kolleg:innen vernetzen und Fragen stellen können.
Unsere Best Practices für hervorragendes Onboarding
- Organisation ist alles: Stellen Sie sicher, dass alle Onboarding-Materialien gut organisiert, klar gekennzeichnet und leicht zugänglich innerhalb von SharePoint sind. Dies hilft neuen Mitarbeitenden, sich am ersten Tag ruhig und vorbereitet zu fühlen.
- Motivierende, zweiseitige Kommunikation: Nutzen Sie separate Teams-Kanäle für die Kommunikation mit Manager:innen, Mentor:innen und Kolleg:innen, um Gespräche fokussiert zu halten.
- Kontinuierliches Lernen: Laut dem LinkedIn Workplace Learning Report 2024, möchten etwa 53% der Gen Z Arbeitnehmer:innen mögliche Karrierewege in ihrem Unternehmen durch Lernen erkunden. Integrieren Sie Microsoft 365 Learning Pathways, um Ihren Mitarbeitenden kontinuierliche Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, die ihnen helfen, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.
- Feedback-Schleifen: Sammeln Sie Rückmeldungen von neuen Mitarbeitenden, um Ihren Onboardind-Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Der Vorteil von Fern- und Hybridarbeit
Obwohl die Arbeit im Homeoffice ihre Vorteile hat, kann die FOMO sehr real sein. Glücklicherweise ist Microsoft 365 besonders gut geeignet für Remote- und Hybrid-Onboarding.
Neue Mitarbeitende können von überall mit einer Internetverbindung auf Ressourcen zugreifen, sich mit Kolleg:innen vernetzen und Aufgaben erledigen. Onboarding am Strand? Nichts leichter als das! Dies fördert ein Zugehörigkeitsgefühl und sorgt für ein reibungsloses Onboarding, unabhängig vom Standort.
Wie man den Erfolg des Onboarding misst
Um die Wirksamkeit Ihres Microsoft 365 Onboarding-Prozesses zu bewerten, gibt es einige wichtige Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten:
- Engagement und Feedback: Nutzen Sie Microsoft Forms, um Umfragen zu erstellen, Feedback von neuen Mitarbeitenden zu sammeln und deren Zufriedenheit mit der Onboarding-Erfahrung zu messen.
- Aufgabenerfüllung und Ressourcennutzung: Überwachen Sie die Abschlussraten von Onboarding-Aufgaben in Planner und verfolgen Sie die Nutzung von Ressourcen in SharePoint, um mögliche Engpässe im Prozess zu identifizieren.
- Zeit-bis-zur-Produktivität: In der Zwischenzeit helfen Ihnen Teams und Yammer dabei, zu bewerten, wie lange es dauert, bis neue Mitarbeitende ihre volle Produktivität erreichen, indem sie Daten aus Leistungsbeurteilungen und Feedback von Vorgesetzten verwenden.
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Die Reise des Kanadischen Rates für Rehabilitation (CCRW) mit Learn365 beweist die transformative Kraft der Technologie. Insbesondere bei der Schaffung von Chancengleichheit für Menschen mit Behinderungen. Indem sie die zugängliche Lernplattform von Learn365 nutzen, fördert CCRW Inklusivität. Darüber hinaus baut es Barrieren ab und befähigt Einzelpersonen, ihr volles Potenzial zu entfalten.
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