Die Einführung der Personalplanung als strategisches Werkzeug bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber hier ist noch ein weiterer Vorteil: Sie haben bereits viele (wenn nicht alle) Technologien, die Sie für eine einfache Implementierung benötigen. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Anwendungen zu kennen und zu verstehen, wie diese Ihnen die richtigen Daten liefern können, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Wenn wir einen Tipp abgeben müssten, wäre es: Führen Sie Ihre Personalplanung in Microsoft 365 durch.

Die wichtigsten Vorteile der Personalplanung in Microsoft

Es wird oft gesagt, dass HR-Abteilungen keine Technologie nutzen. Es geht nur um die Menschen, und Spreadsheets sowie Analysen können beängstigend wirken. Aber ist das wirklich so? Ihr Problem ist nicht der Einsatz der Werkzeuge, sondern zu wissen, welche Tools Sie einsetzen sollen und die Zeit zu haben, Daten zu verknüpfen und ein vollständiges Bild zu erstellen. Gute Nachrichten: Microsoft übernimmt das für Sie. Schauen wir uns also an, wie Sie von den richtigen Microsoft-Tools für die Personalplanung profitieren können.

Was ist Personalplanung und warum ist sie für den Geschäftserfolg entscheidend?

Personalplanung hilft Ihnen, effektiv für die Zukunft zu planen. Indem Sie aktuelle und zukünftige Ziele sowie Anforderungen an Kompetenzen und Rollen kombinieren, können Sie Lücken erkennen und definieren, wie Sie diese schließen können.

Viele Unternehmen nutzen Personalplanung nur als einfache Excel-Tabelle für das jährliche Budget. Wenn Sie sie jedoch ganzheitlich anwenden, können Sie den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sichern, indem Sie die richtigen Mitarbeitenden weiterqualifizieren und auf zukünftige Anforderungen vorbereiten. Die regelmäßige Überprüfung der Personalplanung ermöglicht es, die folgenden Vorteile zu realisieren:

  • Geringere Kosten durch bessere Mitarbeiterbindung dank höherer Engagements
  • Stärkere Beziehungen zu Mitarbeitenden durch klar definierte Karrierepfade und Entwicklungspläne
  • Besseres Talentmanagement, das Risiken erkennt, ungenutzte Kompetenzen aufdeckt und Mitarbeitende zu Höchstleistungen anregt

Die besten Microsoft-Tools für die Personalplanung

Wie vertraut sind Sie mit Microsoft Teams? Nach der Explosion von Online-Meetings wissen inzwischen viele Menschen, wie sie Teams effektiv nutzen können. Was ist mit Viva Insights oder Power BI?

Viele HR-Fachkräfte kennen diese Anwendungen aus ihrer Microsoft-Umgebung. Aber was machen sie genau, und wie können Sie sie für die Personalplanung in Microsoft effektiv nutzen?

Viva Insights: Produktivität, Effektivität und Engagement verstehen

Viva insights workforce planning in Microsoft

Viva Insights ist ein Tool, das Informationen zu Arbeitsmustern, Arbeitsbelastung und Mitarbeiterzufriedenheit sammelt. Es extrahiert Daten aus E-Mails, Besprechungen und Chat-Nachrichten, um zu helfen, mögliche Konflikte zwischen Unternehmenskultur und Mitarbeitererfahrungen zu erkennen. Es ermöglicht, Teams zu identifizieren, die möglicherweise zu lange arbeiten oder zu viele Meetings haben, und bietet eine proaktive Unterstützung zur Lösung dieser Probleme.

Power BI: Visualisieren Sie Probleme in Ihrer Personalplanung

PowerBI workforce planning in Microsoft

Power BI hilft Ihnen, Ihre Daten zu präsentieren. Sie können Dashboards und Berichte zu Mitarbeiterbindung, Produktivität und Personalbestand erstellen. Mit Power BI können Sie Trends und Themen einfach darzustellen und so die Herausforderungen im Talentmanagement den Führungskräften verständlich machen.

Power BI ist nicht nur ein Marketing- oder Betriebswerkzeug. Es ermöglicht das Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Microsoft-Tools wie HRIS, Viva Insights, Teams und weiteren Apps, um ein umfassenderes Bild zu erhalten.

Microsoft Teams: Zusammenarbeit und Kommunikation zur Personalplanung

Teams workforce planning in Microsoft

Neben der Kommunikation innerhalb des Teams ermöglicht Microsoft Teams auch die Zusammenarbeit an Projekten, die Speicherung von Dokumenten und das Teilen von Daten. Haben Sie je darüber nachgedacht, diese Daten für Ihre Personalplanung zu nutzen?

Teams kann wertvolle Informationen liefern. In Kombination mit Viva Insights und Power BI können Sie analysieren, was bei Projekten passiert, potenzielle Ressourcengaps identifizieren und Engagement-Daten auswerten, um Ihre Personalplanung zu optimieren.

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Strategische Personalplanung in Microsoft

Um Personalplanung effektiv umzusetzen, sollten Sie beginnen, sie aktiv zu nutzen. Weg von einfachen Excel-Tabellen und hin zu einem proaktiven Prozess:

  • Analyse durchführen: Treffen Sie Entscheidungen basierend auf Ihren Daten. Nutzen Sie die Microsoft-Tools, sammeln Sie Informationen und bewerten Sie die Auswirkungen.
  • Führungskräfte einbinden: Mithilfe der Microsoft-Tools wird dies deutlich vereinfacht. Sie können Fakten präsentieren, Diskussionen anregen und frühzeitig handeln – sei es durch neue Karrierepfade oder gezielte Schulungsmaßnahmen.
  • Künstliche Intelligenz (KI) nutzen: Die Sammlung von Informationen über Mitarbeiterperformance und -engagement war nie einfacher. Mit KI können Sie ganzheitliche Berichte und Dashboards erstellen, die eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung ermöglichen.
  • Plan anpassbar gestalten: Der größte Nachteil von traditionellen Excel-Ansätzen ist die mangelnde Flexibilität. Ihr Personalplan muss sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln können.

Ein integriertes System für die Personalplanung

Einführung der Personalplanung als strategisches Werkzeug bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber hier ist noch ein weiterer Vorteil: Sie haben bereits viele (wenn nicht alle) Technologien, die Sie für eine einfache Implementierung benötigen. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Anwendungen zu

Personalplanung ist ein fortlaufender Prozess. Sie sollten ein System haben, das Ihre Anforderungen unterstützt. Ideal ist es, wenn Sie ein Performance-Management-System (wie Perform365), ein Lernmanagementsystem (Learn365) und eine Engagement-Plattform (Engage365) haben, die nahtlos mit Ihrer bestehenden Microsoft-Umgebung integriert werden. So können Sie Mitarbeiterziele mit ihren KPIs verbinden, Lernprogramme und Schulungen an zukünftige Kompetenzen anpassen und Engagement-Levels mit Entwicklungsbedarfen abgleichen.

Durch diese Integration wird die Personalplanung strategisch, da alle Systeme miteinander verbunden sind und sich gegenseitig unterstützen, um einen proaktiven, zielorientierten und mitarbeiterfokussierten Plan zu ermöglichen.

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