Vorteile eines wöchentlichen Mitarbeiter-Check-ins

Ein wöchentlicher Check-in ist im Kern eine digitale Mikro-Umfrage, die durch zweiseitiges Feedback allen Beteiligten zugutekommt. Der Mitarbeitende beantwortet Fragen, die sich meist auf Engagement, Wohlbefinden und Zielverfolgung konzentrieren. Anschließend überprüfen Sie als Führungskraft das Update und reagieren bei Bedarf auf die Antworten. Es ist ein bisschen wie eine Impulsumfrage, nur dass die Check-in-Fragen spezifisch für die einzelne Person sind.

Es gibt viele Vorteile, aber hier sind unsere Top 10:

1. Wöchentliches Feedback unterstützt das Mitarbeiterengagement
2. Wöchentliche Check-ins führen zu mehr Anerkennung von Kolleg:innen
3. Wöchentliche Zielaktualisierungen verringern den Drang zur Mikromanagement
4. Check-ins bieten einen Echtzeit-Überblick über die Stimmung der Mitarbeitenden
5. Regelmäßige Check-ins sprechen Mitarbeitende der Generationen Y und Z an
6. Zielverfolgung schafft Verantwortung, indem Erwartungen gesetzt werden
7. Wöchentliche Check-ins sind die ultimative Form der Dokumentation
8. Ein guter Check-in unterstützt das Wohlbefinden der Mitarbeitenden
9. Ein wöchentliches Check-in kann die Mitarbeiterfluktuation reduzieren
10. Regelmäßiges Einchecken fördert Ehrlichkeit und Offenheit

Wie sieht ein Mitarbeiter-Check-in aus?

Jeder Mitarbeitende erhält ein digitales Check-in-Profil, das jederzeit verfügbar ist. Und da es vollständig asynchron ist, müssen Sie sich nie die Mühe machen, einen Termin zu vereinbaren. Nichts ist so frustrierend wie ein neues Arbeitswerkzeug, das einem nur noch mehr Hürden aufstellt. Deshalb ist unser asynchroner Check-in so einfach und unaufdringlich wie möglich.

Kontinuierliches beidseitiges Feedback ist kein nettes Extra. Wenn es darum geht, Ihre Mitarbeitenden zu motivieren, ist es absolut unerlässlich. Klar, Sie könnten bei Ihren jährlichen Engagement-Umfragen und Leistungsbeurteilungen bleiben. Sie könnten weiter stolpern, blind für vermeidbare Fluktuation und beeinträchtigte Produktivität. Aber es gibt Hunderte von Vorteilen, wenn Sie wöchentliche Mitarbeiter-Check-ins durchführen.

Ein Engage365-Check-in besteht aus zwei Abschnitten, die jeweils von Vorteil sind.

Reflexion und Anerkennung: Der erste Abschnitt besteht aus fünf oder sechs personalisierten Fragen. Diese betrachten, wie hoch das Mitarbeiterengagement ist, den Zustand ihres Wohlbefindens und ob etwas ihre Performance blockiert. Sie können diese Fragen auf persönlicher Ebene so oft wie nötig personalisieren. Unser Algorithmus wird sogar Vorschläge machen, basierend auf dem, was für ähnliche Organisationen funktioniert.

Zielverfolgung: Der zweite Abschnitt ist die Zielverfolgung. Sie haben die Möglichkeit, SMART-Ziele oder OKRs mit Ihrem Team zu verwenden. Beide sind sehr nützlich, aber stellen Sie sicher, dass Sie das Richtige für die jeweilige Situation verwenden.

Wenn es um unseren Check-in geht, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, darauf zuzugreifen. Sie können sich über den Browser oder unsere mobile App anmelden. Oder Sie können sich sogar über unsere App bei Microsoft Teams anmelden, die vollen Zugriff auf alle unsere Funktionen bietet.

Die Vorteile von wöchentlichen Mitarbeiter-Check-ins

Der Hauptgrund, warum Check-ins wöchentlich stattfinden sollten, ist, dass Feedback am besten ist, wenn es zeitnah erfolgt. Sie erinnern sich vielleicht noch gut daran, was letzte Woche passiert ist. Aber was ist mit der Woche davor oder der davor?

Indem Sie die Mitarbeitenden jede Woche über ihre Performance und Erfahrungen nachdenken lassen, schlagen Sie, während das Eisen noch heiß ist. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden Ihr Feedback kritisch anwenden, müssen sie es erhalten, solange ihr Gedächtnis noch frisch ist.

1. Wöchentliches Feedback fördert das Employee Engagement

Regelmäßiger Kontakt mit Mitarbeitenden hilft dabei, ihre Konzentration zu steigern. Wenn Feedback nur einmal jährlich gegeben wird, kann es leicht passieren, dass Mitarbeitende in den Autopilot-Modus übergehen. Ohne regelmäßige Rückmeldung nehmen sie an, dass sie alles richtig machen, auch wenn das möglicherweise nicht der Fall ist.

Doch bei einer fortlaufenden Kommunikation fällt es Mitarbeitenden viel leichter, ihre Motivation und Leistung zu steigern. Wöchentliche Check-ins bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, kontinuierlich über ihre Fortschritte nachzudenken und ihr Lernen aktiv anzuwenden. Sie wissen, dass sie nicht schweigen müssen, wenn etwas ihre Leistung oder ihr Wohlbefinden beeinträchtigt.

Laut einer Gallup-Umfrage während der Pandemie, die die Häufigkeit von Feedback untersuchte, gaben 84% der Mitarbeitenden, die in der vergangenen Woche bedeutungsvolles Feedback erhalten hatten, an, engagiert zu sein. Im Vergleich dazu waren nur 22% der Mitarbeitenden, die kein oder wenig Feedback erhielten, hoch engagiert. 58% waren nicht engagiert und 19% sogar aktiv desengagiert.

Regelmäßiges Feedback bedeutet auch, dass Mitarbeitende häufiger Anerkennung von ihren Vorgesetzten erhalten. Feedback ist nicht nur ein Mittel zur Kritik – es ist auch der ideale Moment, um Mitarbeitenden für gute Leistungen zu gratulieren. Und wenn wir von Anerkennung sprechen…

2. Wöchentliche Check-ins fördern mehr Anerkennung von Kollegen

Managerielle Anerkennung ist ein unverzichtbares Werkzeug im Führungsrepertoire. Tatsächlich kann Lob vom Vorgesetzten ein stärkerer Motivator sein als monetäre Anreize. Doch die Anerkennung durch Kollegen ist noch wichtiger. Warum?

Laut einer SHRM-Studie hatte Peer-Anerkennung mit einer Wahrscheinlichkeit von 35,7% einen positiveren finanziellen Einfluss als die Anerkennung durch den Vorgesetzten allein. Weitere Studien haben gezeigt, dass Peer-Anerkennung:

• Das Employee Engagement um bis zu 26% steigert.
• Die Unternehmenskultur laut 89% der Mitarbeitenden verbessert.
• Soziale Verbindungen zwischen Mitarbeitenden fördert (86%) und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärkt (81%).
• Die Versuchung eines Arbeitsplatzwechsels laut 75% der Mitarbeitenden reduziert.
• Die Performance durch Förderung von Innovation (33%) und Verbesserung der Arbeitsergebnisse (22%) steigert.
• Das Wohlbefinden von 84% der Mitarbeitenden verbessert.

Ein wesentlicher Vorteil wöchentlicher Check-ins ist die Möglichkeit zur Peer-Anerkennung, die direkt in den Prozess integriert ist. Anerkennungsfragen sind ein wichtiger Bestandteil des Engage365-Check-ins. Die Frage, wer über das Erwartete hinausgegangen ist, gibt den Mitarbeitenden die Chance, über ihren eigenen Verantwortungsbereich hinauszublicken. Das Ergebnis? Tiefere, stärkere Teamverbindungen.

3. Wöchentliche Zielaktualisierungen reduzieren den Drang zum Mikromanagement

Manager:innen müssen viele Faktoren im Blick behalten, insbesondere in großen Unternehmen und Teams. Doch eines der wichtigsten Anliegen ist es, das Team effektiv auf Kurs zu halten. Wie Sie sich vorstellen können, ist es unerlässlich, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Leider neigen einige Führungskräfte dazu, diese Notwendigkeit zu übertreiben und enden im Mikromanagement.

Dieser Fehler ist zwar verständlich, aber dennoch problematisch und oft mit weniger erfahrenen Manager:innen verbunden. Die gute Nachricht ist: Zielverfolgung während wöchentlicher Check-ins kann Ihnen helfen, diese Gewohnheit abzulegen.

Ein entscheidender Vorteil der wöchentlichen Check-ins ist, dass Sie wissen, dass das nächste Fortschrittsupdate bald ansteht. Wären die Check-ins nur monatlich, würde dies viel zu wenig Feedback bieten. Mit wöchentlichen Updates wird der Bedarf an spontanen Meetings zum Fortschritt verringert. Mitarbeitende haben so mehr Zeit, ihre Aufgaben zu erledigen, anstatt ständig darüber zu sprechen.

4. Check-ins bieten einen Echtzeit-Überblick über die Stimmung der Mitarbeitenden

Ähnlich wie Politiker:innen den Willen der Bevölkerung verstehen müssen, um wiedergewählt zu werden, müssen auch Führungskräfte ihre Mitarbeitenden verstehen, wenn sie möchten, dass diese langfristig bleiben. Doch traditionelle jährliche Engagement-Umfragen bieten nur einen begrenzten Einblick in die Stimmung der Mitarbeitenden.

Das ist einer der Hauptgründe, warum wir den wöchentlichen Check-in entwickelt haben. Die Stimmung und das Engagement der Mitarbeitenden können sich von einem Jahr zum nächsten erheblich verändern.

Ein monatlicher Check-in würde keine Echtzeitansicht des Engagements bieten, da in einem Monat viele Veränderungen passieren können. Wöchentliche Check-ins ermöglichen es, nicht nur Veränderungen zu verfolgen, sondern auch die zugrundeliegenden Ursachen zu erkennen. Wenn Sie mit Stimmungsanalysen vertraut sind, wissen Sie, wie entscheidend diese Erkenntnisse sind.

5. Regelmäßige Check-ins sprechen Millennials und Gen Z Mitarbeitende an

Es ist allgemein bekannt, dass alle Mitarbeitenden von regelmäßigem, kontinuierlichem Feedback profitieren können. Besonders junge Mitarbeitende aus den Generationen Z und Millennials sind jedoch diejenigen, die einen klaren Wunsch nach häufigerem Feedback bei der Arbeit haben.

Frühere Generationen haben ihre Arbeitserfahrung oft durch jährliche Leistungsbeurteilungen geprägt. Doch mit dem wachsenden Anteil von Gen Z und Millennials an der Belegschaft müssen Arbeitgeber die kontinuierliche Weiterbildung und regelmäßiges Feedback priorisieren, um diese jungen Talente zu gewinnen und zu binden. Glücklicherweise sind Check-ins das ideale Werkzeug, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Wenn Ihre Mitarbeitenden besonders engagiert sind, können sie sogar ihre eigenen spontanen Updates einrichten. So müssen sie nicht warten, um dringende Themen oder Anliegen mit Ihnen zu teilen.

6. Zielverfolgung schafft Verantwortlichkeit durch das Setzen von Erwartungen

Zielverfolgung ist nicht nur wichtig, um Manager auf dem Laufenden zu halten, sondern auch für die Mitarbeitenden selbst. Ein wesentlicher Vorteil eines wöchentlichen Check-ins liegt darin, dass das regelmäßige Setzen von Zielen bestimmt, wie sich Mitarbeitende mit ihren Rollen identifizieren. Wöchentliche Zielverfolgung hilft ihnen, sich ihrer kontinuierlichen Fortschritte bewusster zu werden.

Dies fördert die Formulierung klarer, gemeinsam verstandener Erwartungen – sowohl für Sie als auch für Ihr Team. Als Führungskraft erhalten Sie ein besseres Gefühl dafür, was Ihre Mitarbeitenden in einer durchschnittlichen Woche leisten können. Wenn sich etwas verändert, können Sie dies schnell durch ein Einzelgespräch oder eine spontane Überprüfung ansprechen.

Darüber hinaus dient die Zielverfolgung als Barometer, um Probleme in Bezug auf Engagement oder Wohlbefinden zu erkennen. Check-in-Fragen bieten eine direktere Möglichkeit, auf Schwierigkeiten hinzuweisen. Doch oft sind Mitarbeitende nicht sofort bereit, Probleme offen anzusprechen, weshalb regelmäßige Check-ins eine wertvolle Unterstützung bieten.

7. Jede Woche einzuchecken ist die ultimative Form der Dokumentation

Ein wesentlicher Vorteil eines wöchentlichen Check-ins liegt in der Art und Weise, wie er Ihr bestehendes Feedback-Framework unterstützt. Es geht nicht darum, Leistungsbeurteilungen zu ersetzen, sondern sie effizienter und nützlicher zu gestalten.

Mitarbeitende und Führungskräfte haben aus verschiedenen Gründen oft eine negative Einstellung gegenüber Leistungsbeurteilungen. Viele dieser Gründe hängen mit einer unzureichenden Dokumentation zusammen:

• Mitarbeitende befürchten, nicht zu wissen, wie die Bewertung ausfallen wird.
• Sie haben Angst, dass ihre Vorgesetzten ihre Leistungen übersehen und sich nur auf ihre Schwächen konzentrieren.
• Führungskräfte empfinden die Vorbereitung von Bewertungen als aufwändig und zeitraubend.
• Traditionelle Leistungsbeurteilungen können die Leistung sogar in etwa einem Drittel der Fälle negativ beeinflussen.

Hier kommen Check-ins ins Spiel und machen den Unterschied. Sie dienen als kontinuierliche Dokumentation, bei der jede Frage eine vollständige Historie der Antworten bietet. Auf diese Weise wird kein Problem übersehen oder vergessen.

Es ist einfach, die Check-in-Historie einer Person bis zur nächsten Bewertung zu überprüfen, was es deutlich wahrscheinlicher macht, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

8. Ein guter Check-in fördert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Wohlbefinden am Arbeitsplatz hat sich in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Thema entwickelt. Doch um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden wirklich zu fördern, ist eine offene und regelmäßige Kommunikation unerlässlich. Ein wöchentlicher Check-in bietet die perfekte Balance.

Mindestens eine oder zwei Fragen im Check-in sollten sich explizit auf das Wohlbefinden beziehen. Ideal ist es, wenn es einen offenen Abschnitt gibt, in dem Mitarbeitende detaillierter auf ihre Bedürfnisse und Herausforderungen eingehen können. Check-ins bieten eine wertvolle Möglichkeit, den Mitarbeitenden eine Stimme zu geben und Probleme frühzeitig zu erkennen. So müssen Sie nicht raten, was Ihre Mitarbeitenden brauchen – sie werden es Ihnen direkt mitteilen.

9. Ein wöchentliches Check-in kann die Mitarbeiterfluktuation reduzieren

Eine Studie aus dem Jahr 2020 zeigte, dass 99% der Mitarbeitenden weniger geneigt wären, einen Arbeitgeber zu verlassen, der sowohl Feedback annimmt als auch darauf reagiert. 67% gaben an, dass ihr Arbeitgeber in dieser Hinsicht „okay“ oder „schlecht“ abschneidet, während 82% sich mehr Anerkennung wünschten.

Eine Gallup-Studie ergab, dass 75% der Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeiters von den Managern hätten beeinflusst werden können. Diese Erkenntnis unterstützt die Theorie, dass Mitarbeitende nicht Unternehmen verlassen, sondern ihre Vorgesetzten! Doch Manager können nur dann effektiv handeln, wenn sie wissen, dass es ein Problem gibt. Ohne die richtigen Werkzeuge oder Daten wird es schwierig, Abwanderungsrisiken frühzeitig zu erkennen. Werden diese unbeachtet gelassen, ist ein Mitarbeiterwechsel unvermeidlich. Ohne geeignete Tools sind die Möglichkeiten der Manager:innen, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren, stark eingeschränkt.

Die Beurteilung der Mitarbeitererfahrung und der Gemütszustand aus der Ferne ist jedoch weitaus schwieriger als im persönlichen Gespräch. Hier kommt das wöchentliche Check-in ins Spiel. Das Engage365 Check-in-System ist flexibel auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten – von den Fragen über die Häufigkeit der Check-ins bis hin zum verwendeten Performance-Management-Rahmen.

10. Regelmäßige Check-ins fördern Ehrlichkeit

Unser letzter Punkt bezieht sich auf einen der größten Vorteile eines wöchentlichen Check-ins: Er fördert den offenen Dialog.

Wenn Check-ins nur selten stattfinden, werden sie oft schnell vergessen, sobald sie erledigt sind. Doch bei wöchentlichen Check-ins werden sie zu einem festen Bestandteil der Routine. Mitarbeitende wissen, dass sie wichtige Themen im wöchentlichen Update ansprechen können, wenn sie das Bedürfnis haben.

Viele Mitarbeitende sind jedoch skeptisch, wenn es um Feedback geht, vor allem nach Jahren mit wenig aussagekräftigen Engagement-Umfragen, die oft wie eine reine Formalität wirken. Daher kann es selbst bei einem gut strukturierten Check-in anfangs an nützlichen Ergebnissen mangeln.

Die regelmäßige wöchentliche Frequenz hilft jedoch, diese Barrieren zu überwinden. Wenn Mitarbeitende sehen, dass ihre Rückmeldungen zu umsetzbaren Erkenntnissen führen, stärkt das das Vertrauen in den Prozess und fördert langfristig eine ehrlichere Kommunikation.

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