So bereiten Sie sich optimal auf Ihr Quartalsgespräch vor

Wir von Zensai sind große Fans vierteljährlicher Mitarbeitergespräche, weil wir wissen, dass jährliche Beurteilungen nicht wirklich dazu beitragen, die Performance zu verbessern und voranzukommen. Um neue Skills zu entwickeln, sind Quartalsgespräche von zentraler Bedeutung. Besonders als Bestandteil eines kontinuierlichen Performance Managements helfen sie uns dabei, unseren Job besser zu machen. Mit der richtigen Vorbereitung können Quartalsgespräche unsere Karrierechancen verbessern, uns beim Erreichen unserer Ziele unterstützen und die Beziehungen zu unseren Vorgesetzten und Kollegen stärken.

Warum Quartalsgespräche besser sind als Jahresgespräche

Jährliche Beurteilungen sind nur dann effektiv, wenn sie mit regelmäßigen Check-Ins, Einzelgesprächen mit Vorgesetzten und regelmäßigen Zielkontrollen über das Jahr hinweg kombiniert werden. Wenn das Jahresgespräch mit Ihrem Vorgesetzten jedoch wenig Einfluss auf Ihre Fortentwicklung, Motivation und Performance hat, sind Sie nicht allein. Mehr als 80 % der Beschäftigten sehen im Jahresgespräch an sich nur einen geringen unmittelbaren Nutzen.

Ein wesentlicher Grund dafür ist der zu lange Zeitraum und dass die Gespräche oft zur falschen Zeit stattfinden. Wenn Feedback zu selten und zum falschen Zeitpunkt gegeben wird, kann es kaum Einfluss auf Ihre Arbeit und Ihre Weiterentwicklung haben. Ein vierteljährlicher Turnus sorgt dafür, dass die Gespräche häufiger und zur richtigen Zeit stattfinden. Doch auch hier gilt: Der Quartalszyklus an sich wird bei den Performancebeurteilungen wahrscheinlich nicht ausreichen. 

Der Grund dafür ist, dass Performancefeedback und die Weiterentwicklung der Performance als kontinuierlicher Prozess verstanden werden müssen. Ihr Manager sollte zusätzlich andere Instrumente nutzen, um mit Ihnen regelmäßig und zur richtigen Zeit darüber zu sprechen, wie er oder sie Sie unterstützen kann, noch besser zu werden.

Vorbereitung Ihres Quartalsgesprächs 

Ganz gleich, ob Sie bereits vierteljährlich mit Ihrem Vorgesetzten sprechen oder noch versuchen, ihn oder sie von der Notwendigkeit dieser Gespräche zu überzeugen: Es reicht nicht aus, einfach nur ein Gespräch zu führen.

Damit ein Quartalsgespräch erfolgreich wird, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

• Es muss ein Teil des kontinuierlichen Performance-Managements sein.
• Es muss vierteljährlich durchgeführt werden.
• Es sollte durch regelmäßige Check-Ins und Einzelgespräche unterstützt werden.
• Es sollte primär zukunftsorientiert sein.
• Es sollte ein echtes Gespräch sein – kein Monolog, den Ihr Vorgesetzte auf Sie niederprasseln lässt.
• Es sollte von Kooperation geprägt sein.

Sie als Beschäftigte müssen aktiv dazu beitragen, dass Ihre Quartalsgespräche ein Erfolg werden. Vor, während und nach dem Gespräch können Sie Dinge tun, um das Beste daraus zu machen.

So bereiten Sie sich auf Ihr nächstes Quartalsgespräch vor 

Welche Schritte können Sie unternehmen, damit Ihr Quartalsgespräch für Sie lohnend wird? Hier sind einige wichtige Tipps:

1. Korrigieren Sie den Turnus 

Wenn Sie den aktuellen Beurteilungsprozess als wenig hilfreich empfinden, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber. Laut Schätzungen des Forschungsinstituts Gallup nutzen etwa 60 % der Unternehmen weltweit immer noch das altbewährte Jahresgespräch als einziges Instrument für Performance Management und -entwicklung.

Wenn Sie also mit der Unterstützung, die Ihnen angeboten wird, nicht zufrieden sind, sind Sie damit nicht allein. Ihre Bedenken sind völlig berechtigt.

Natürlich muss diese Thematik mit Bedacht angegangen werden. Aber Sie sollten offen und ehrlich zu Ihrem oder Ihrer Manager:in sein. Sagen Sie ihm oder ihr, dass Sie mehr aus Ihrem Quartalsgespräch mitnehmen und sich weiterentwickeln möchten, um ihn oder sie und auch das Unternehmen besser zu unterstützen. Erläutern Sie ihm oder ihr auch das Konzept des „Continuous Performance Management“. Verweisen Sie auf diesen Artikel und vielleicht auch dieses On-Demand Webinar, damit sie das Konzept besser verstehen. Dann präsentieren Sie einen Plan, der allen Beteiligten gerecht wird, und bringen den Stein ins Rollen. 

2. Denken Sie an Ihre jüngsten Erfolge

Natürlich sollten Sie über Ihre Erfolge in den regelmäßigen Check-Ins oder Einzelgesprächen sprechen. Doch es ist eine gute Idee, sich Ihre jüngsten Erfolge zu notieren und diese im Quartalsgespräch zu thematisieren.

Dies hilft nicht nur, die Nervosität vor dem Gespräch zu überwinden (was völlig normal ist), sondern erinnert auch Ihren Vorgesetzten daran, was Sie erreicht haben. Gleichzeitig dient es als Maßstab dafür, wie Sie sich in letzter Zeit entwickelt haben und welche Schwerpunkte für die nächsten Monate gesetzt werden sollten.

3. Vergessen Sie auch die Hindernisse nicht 

Erfolgreiche Mitarbeitergespräche drehen sich immer um Weiterentwicklung. Besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, was Sie bisher erreicht haben und welche Herausforderungen Sie überwinden mussten. Auch Hindernisse und Schwierigkeiten, die Sie zuletzt gemeistert haben, sind wertvolle Anhaltspunkte für Ihre zukünftige Entwicklung.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch diese Herausforderungen in Ihrem Gespräch ansprechen. Es ist für Ihre Vorgesetzte nahezu unmöglich, Sie bei Ihrer Entwicklung zu unterstützen, wenn er oder sie nicht weiß, wo Ihre Hindernisse liegen. Diskutieren Sie auch Szenarien, die nicht nach Plan verlaufen sind, und überlegen Sie, welche Lösungen beim nächsten Mal hilfreich sein könnten. Holen Sie sich Unterstützung von Ihrem Vorgesetzten bei der Lösung dieser Probleme.

4. Führen Sie eine kurze Zielkontrolle durch

Zielsetzung ist ein zentraler Bestandteil der Mitarbeiterentwicklung. Wenn Sie sich bereits Ziele gesetzt haben, sollten Sie vor dem Quartalsgespräch eine kurze Zielkontrolle durchführen, um zu sehen, wo Sie in Bezug auf Ihre Entwicklung und Ihre Arbeitsziele stehen. Das hilft Ihnen, selbstbewusster ins Gespräch zu gehen und über Ihre Performance und Entwicklung zu sprechen.

5. Denken Sie über neue Ziele nach

Ein gutes Beurteilungsgespräch sollte nicht nur vergangene Performance thematisieren, sondern auch Ziele für die kommenden Monate setzen. Überlegen Sie sich vorab einige Entwicklungsziele für das nächste Quartal. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, diese zu formulieren, ist das völlig in Ordnung. Besprechen Sie diese mit Ihrem Vorgesetzten und holen Sie sich Input.

6. Notieren Sie sich Fragen

Bereiten Sie einige Fragen vor, die Sie im Gespräch stellen möchten. Das zeigt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie sich gut vorbereitet haben. Fragen Sie, was Sie noch verbessern können oder was das Unternehmen in Zukunft von Ihnen erwartet. Achten Sie darauf, dass Ihre Fragen relevant sind und für Ihre persönliche Weiterentwicklung von Bedeutung sind.

7. Bereiten Sie sich auf Feedback vor

Denken Sie daran, dass Feedback ein wesentlicher Bestandteil jedes Quartalsgesprächs ist. Selbst wenn Sie in letzter Zeit alles richtig gemacht haben, ist es möglich, dass Ihr Vorgesetzter konstruktives Feedback gibt. Sehen Sie dies nicht als persönlichen Angriff, sondern als eine Chance zur Weiterentwicklung. Ihr Vorgesetzter hilft Ihnen, noch besser zu werden.

8. Entspannen Sie sich und gehen Sie mit einer positiven Einstellung in das Gespräch

Denken Sie daran: Beim Quartalsgespräch geht es um Ihre Entwicklung. Es sollte ein Gespräch sein, auf das Sie sich freuen, nicht eines, vor dem Sie sich fürchten. Gehen Sie entspannt und mit einer offenen Haltung in das Gespräch und nutzen Sie die Gelegenheit, um sich weiterzuentwickeln.

Zeigen Sie auch Ihren Mitarbeitenden, dass Ihnen ihre berufliche Weiterentwicklung wichtig ist. So können Sie sie stärker an das Unternehmen binden und die Fluktuation senken. Wenn Mitarbeitende im Unternehmen aufsteigen möchten, sollten Sie gemeinsam klären, welche Qualifikationen dafür benötigt werden und wie sie diese erwerben können.