10 Fragen in Mitarbeiter-Check-ins: Der Schlüssel zu effektivem Feedback und besserer Zusammenarbeit

Regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist ein wesentlicher Bestandteil des kontinuierlichen Performance Managements. Doch die Qualität eines Check-ins hängt maßgeblich von den Fragen in Mitarbeiter-Check-ins ab, die gestellt werden. Diese Fragen können entweder ehrliche Einblicke liefern oder dazu führen, dass sich Mitarbeitende entfremdet fühlen. Deshalb ist es wichtig, Fragen zu stellen, die informativ, relevant und hilfreich sind, um eine gute Beziehung zu deinem Team aufzubauen.

Schlecht gewählte oder ungeschickt formulierte Fragen können das Gespräch jedoch ernsthaft beeinträchtigen. Beispielsweise können suggestive Fragen die Antworten der Mitarbeitenden in eine bestimmte Richtung lenken. Dadurch wird es schwieriger, die tatsächliche Stimmung der Mitarbeitenden zu verstehen. Ebenso können falsche Fragen dazu führen, dass Mitarbeitende überhaupt nicht antworten. Daher werfen wir nun einen Blick auf zehn Fragen in Mitarbeiter-Check-ins, die du unbedingt stellen solltest.

5 Check-in Fragen, die Mitarbeitenden helfen, ihre Fortschritte zu reflektieren:

• Welche Erfolge hast du diese Woche erzielt?
• Welche Herausforderungen hast du diese Woche gemeistert?
• Welche Unterstützung brauchst du von mir?
• Wer sollte für seine großartige Arbeit und seinen Einsatz anerkannt werden?
• Gibt es noch etwas, worüber du sprechen möchtest?

5 Fragen in Mitarbeiter-Check-ins, um strategisches Denken zu fördern

• Hast du alles, was du für eine hervorragende Performance benötigst?
• Fühlst du dich mit allen deinen Zielen auf dem richtigen Weg?
• Was war deine größte Herausforderung in diesem Quartal?
• Was möchtest du bis zu unserem nächsten 1:1 erreichen?
• Wobei kann ich dir zwischen jetzt und unserem nächsten Gespräch helfen?

Bonus-Fragen, die du in deinen Check-ins einbauen könntest

• Wie kommst du mit deinen Quartalszielen voran?
• Was war dein stolzester Erfolg diese Woche?

Warum es wichtig ist, die richtigen Fragen zu stellen

10 Fragen für Mitarbeiter-Check-ins, die Sie stellen können

Es gibt viele Fragen in Mitarbeiter-Check-ins, die du stellen kannst. Welche davon am wichtigsten sind, hängt von der jeweiligen Person ab. Deshalb haben wir eine Liste mit wöchentlichen Check-in-Fragen zusammengestellt, die dir helfen werden, eine bessere Kommunikation mit deinem Team aufzubauen.

5 Fragen in Mitarbeiter-Check-ins, die Mitarbeitende helfen, ihre Fortschritte zu reflektieren

1. Welche Erfolge hast du diese Woche erzielt?

Viele Mitarbeitende beklagen, dass ihre Führungskraft ihre Erfolge nicht ausreichend anerkennt. Studien zeigen, dass 52 % der Mitarbeitenden glauben, ihre Vorgesetzten könnten mehr tun, um ihre Erfolge zu würdigen (Reward Gateway). Wenn du deine Mitarbeitenden nach ihren Erfolgen fragst, gibst du ihnen die Gelegenheit, stolz auf ihre Performance zu sein. Gleichzeitig kannst du auch deine eigenen Beobachtungen zu ihren jüngsten Erfolgen teilen.

2. Welche Herausforderungen hast du diese Woche gemeistert?

Die Formulierung von Fragen ist entscheidend, wenn es um wöchentliche Check-ins geht. Wenn du beispielsweise nach den Fehlern fragst, die jemand gemacht hat, wird die Person vermutlich in die Defensive gehen. Stattdessen kannst du dieselben Probleme als Herausforderungen formulieren, die überwunden werden müssen. So geht es nicht darum, Schwächen aufzuzeigen, sondern zu erfahren, wie der Mitarbeitende mit der Situation umgegangen ist. Es ist eine Gelegenheit zur Reflexion und zum Lernen.

3. Welche Unterstützung brauchst du von mir?

Die Rollen von Mitarbeitenden ändern sich ständig, in kleinen und größeren Aspekten. Um Spitzenleistungen zu fördern, braucht es eine unterstützende Umgebung und eine Kultur der Hilfsbereitschaft. Deshalb ist es wichtig, im Check-in zu ermitteln, welche Art von Unterstützung der Mitarbeitende benötigt. Dies kann von der Bereitstellung neuer Technologien über flexible Arbeitszeiten bis hin zu Arbeitsräumen reichen, die neurodivergenten Mitarbeitenden entgegenkommen.

4. Wer sollte für seine großartige Arbeit und seinen Einsatz anerkannt werden?

Anerkennung von Führungskräften ist wichtig, aber Anerkennung von Kolleg:innen ist oft noch wirkungsvoller. Indem du deine Mitarbeitenden bittest, andere für ihre gute Arbeit zu loben, stärkst du den Zusammenhalt im Team. Wenn Teammitglieder die Erfolge ihrer Kolleg:innen erkennen, wird die Zusammenarbeit effektiver, und die Kultur des Anerkennens etabliert sich langfristig.

5. Gibt es noch etwas, worüber du sprechen möchtest?

Anstatt zu fragen: „Gibt es noch etwas, worüber du sprechen möchtest?“ – was eine geschlossene Frage ist, die nur mit Ja oder Nein beantwortet werden kann, öffnest du mit der Frage nach weiteren Gesprächspunkten die Tür für alles, was der Mitarbeitende teilen möchte. Diese Frage ist entscheidend, um das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu fördern.

Sie könnten beispielsweise:

• Unter Kopfschmerzen aufgrund eines flimmernden Lichts leiden
• Einen schlechten Tag haben und einen weiteren Kaffee oder einen Spaziergang an der frischen Luft brauchen
• Mit gesundheitlichen Problemen zu kämpfen haben
• Einen kranken Elternteil, ein Kind oder ein Haustier pflegen
• Einen Konflikt mit einer Kollegin oder einem Kollegen gehabt haben

Unabhängig von der Situation stärkt das bloße Stellen dieser Frage die Beziehung zu Ihrem Mitarbeitenden. Sobald Sie das Problem verstanden haben, können Sie die passende Unterstützung anbieten.

5 Fragen in Mitarbeiter-Check-ins, um strategisches Denken zu fördern

6. Hast du alles, was du für eine gute Performance benötigst?

Hast du das deinem Team schon einmal gefragt? Es ist leicht anzunehmen, dass Top-Performer:innen alles haben, was sie brauchen, und dass diejenigen, die schwächeln, einfach nicht genug Einsatz zeigen. In vielen Fällen fehlt jedoch sowohl bei den besten als auch bei den weniger erfolgreichen Mitarbeitenden etwas, das ihre Arbeit erleichtern würde:

• Einen Schulungsbedarfs decken
• Antwort auf eine zu treffende Entscheidung geben
• Ändern eines Prozesses, um ihn effizienter zu gestalten

Verwenden Sie eine einfache Bewertungsskala, um herauszufinden, ob Ihre Mitarbeitenden alle Ressourcen haben, die sie benötigen, und gehen Sie dann auf die Details ihrer Antwort ein. Als Führungskraft müssen Sie Hindernisse beseitigen, die Ihren Mitarbeitenden im Weg stehen. Reagieren Sie auf ihre Anfragen und verfolgen Sie deren Antworten im Laufe der Zeit, um festzustellen, ob sich die Bewertung verbessert.

7. Fühlst du dich mit allen deinen Zielen auf dem richtigen Weg?

Oft gibt es Unterschiede zwischen der Wahrnehmung des Mitarbeitenden und der Einschätzung der Führungskraft, insbesondere wenn die Ziele nicht klar definiert sind. Ein Check-in bietet die Gelegenheit, diese Unterschiede zu identifizieren und zu klären.

Zufriedenheit und Selbstvertrauen sind nicht dasselbe wie Engagement, aber sie sind eng miteinander verknüpft und können die mentale Gesundheit einer Person erheblich beeinflussen. Reduzieren Sie das Risiko von Fluktuation und bieten Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Unterstützung, indem Sie Check-ins nutzen, um herauszufinden, wie sie sich fühlen. Besprechen Sie auch etwaige Unterschiede zwischen Ihrer Einschätzung und der Sichtweise Ihrer Mitarbeitenden hinsichtlich ihrer Leistung.

8. Was war deine größte Herausforderung in diesem Quartal?

Obwohl Check-ins in der Regel wöchentliche Themen behandeln, ist es manchmal auch sinnvoll, über den längeren Zeitraum eines Quartals nachzudenken. Diese Frage bietet wertvolle Einblicke in die Denkweise und Herausforderungen des Mitarbeitenden.

9. Was möchtest du bis zu unserem nächsten 1:1 erreichen?

Das Hauptziel eines wöchentlichen Check-ins ist es, Ihr Team zur Selbstreflexion anzuregen. SMART-Ziele und OKRs sind gute Instrumente zur Fortschrittsverfolgung, aber sie sind hauptsächlich für die Arbeit in der Gegenwart nützlich. Herauszufinden, was Mitarbeitende im nächsten Monat oder Quartal erreichen möchten, hilft Ihnen, zu erkennen, worauf sie ihren Fokus legen werden.

Vielleicht konzentrieren sie sich auf unmittelbare Arbeitsziele oder haben Ziele, die mit ihren persönlichen Ambitionen verbunden sind. Möglicherweise möchten sie eine neue Fähigkeit erlernen, ein Projekt abschließen oder einem Ausschuss beitreten, der ihr Interesse weckt. Im Wesentlichen ist dies eine wöchentliche Check-in-Frage, die sich langfristig auszahlt. Sie fördert die Selbstmotivation, und obwohl sie nicht sofort zu konkreten Handlungen führt, wird die regelmäßige Betrachtung dieser Frage im Laufe der Zeit die Mitarbeitenden dazu bringen, sich mit der Antwort auseinanderzusetzen.

10. Wobei kann ich dir zwischen jetzt und unserem nächsten Gespräch helfen?

Wir haben das Thema Unterstützung in diesen Fragen bereits angesprochen, jedoch nur in allgemeinen Begriffen. Als Führungskraft gibt es viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeitenden unterstützen können, die niemand sonst übernehmen kann:

• Für sie eintreten, wenn sie eine Beförderung anstreben
• Ihren Bedenken zuhören und ihnen helfen, Lösungen zu finden
• Ziele und Erwartungen klar definieren, damit sie wissen, was „gut“ aussieht
• Hindernisse beseitigen, die sie daran hindern, ihre Ziele zu erreichen
• Emotionale Unterstützung und Sensibilität bieten, wenn Dinge außerhalb der Arbeit sie beeinflussen

Der Schlüssel ist Ihre Fähigkeit, den einen Schritt weiterzugehen. Das unterscheidet großartige Führungskräfte von denen, die nur „gut“ sind. Und genau deshalb ist es so unglaublich wichtig, Ihre Teammitglieder zu fragen, wie Sie ihnen helfen können.

Bonus-Fragen für den Check-in

11. Wie kommst du mit deinen Quartalszielen voran?

Die Betrachtung der Ziele, auf die du hinarbeitest, als Teil eines Mitarbeiter-Check-ins hält sie jede Woche im Fokus. Du wirst die Ziele nicht jede Woche aktualisieren, aber du solltest regelmäßige Fortschritte sehen. Wenn sie nicht vorangetrieben werden, wirft das Fragen auf:

• Sind es die richtigen Ziele oder hat sich die Strategie verändert?
• Muss dein Mitarbeitender sich neu fokussieren?
• Welche anderen Faktoren beeinflussen den Fortschritt?

Über Ziele im Rahmen von Check-ins zu sprechen, ermöglicht es dir, proaktiv zu handeln, insbesondere um Kurskorrekturen vorzunehmen, wenn du bevorstehende Herausforderungen identifizierst.

12. Was war dein stolzester Erfolg diese Woche?

Du hast über Herausforderungen und das Überwinden von Barrieren gesprochen und herausgefunden, welche Erfolge dein Mitarbeitender erzielt hat. Aber es gibt einen Unterschied zwischen dem Abhaken von Erfolgen und dem Verstehen der dahinterstehenden Motivation. Deine Teammitglieder dazu zu ermutigen, über ihren stolzesten Erfolg zu sprechen, gibt dir Einblicke in das, was sie wirklich motiviert.

Du erfährst nicht nur, worin sie besonders gut sind, sondern auch, was ihnen wirklich Freude bereitet. Und das ist ein wesentlicher Bestandteil, um ihr Engagement am Arbeitsplatz sicherzustellen – indem du mehr von dem, was ihnen Freude bereitet, in ihre Rolle integrierst.

Fazit: Die Bedeutung von Fragen in Mitarbeiter-Check-ins

Die regelmäßige Durchführung von Mitarbeiter-Check-ins ist eine hervorragende Möglichkeit, um die Kommunikation zu fördern und die Mitarbeitenden zu unterstützen. Mit den richtigen Fragen kannst du nicht nur ihre Fortschritte erkennen, sondern auch aktiv zu ihrer Weiterentwicklung beitragen. Nutze die oben genannten Fragen, um eine vertrauensvolle und unterstützende Beziehung zu deinem Team aufzubauen und damit den Erfolg und die Zufriedenheit langfristig zu sichern.