Was ist ein wöchentlicher Check-in?

Wöchentliche Besprechungen – Check-ins – bieten dem Management eine strukturierte Möglichkeit, sich schnell über die Ereignisse der Woche zu informieren. Sie befassen sich mit den Tageserfahrungen der Mitarbeitenden und ihren Fortschritten, sind aber kein Ersatz für persönliche Gespräche. Sie machen vielmehr die formellen Gespräche effektiver, da die Details aus dem Arbeitsalltag nicht mehr besprochen werden müssen. Außerdem geht es darum, dass Sie sich Zeit nehmen, um sich Gedanken zu machen und Aspekte für Ihre persönliche Entwicklung festzuhalten. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Erfolge zu präsentieren – statt einer Liste mit allem, was Sie jemals getan haben. Check-ins sind die wesentliche Grundlage für jedes Leistungsgespräch, das Sie mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten führen werden.

Was ein wöchentlicher Check-in nicht ist

Stellen wir zunächst einmal ein paar Dinge klar. Wöchentliche Check-ins sind keine Einzelgespräche zwischen dem Management und den Mitarbeitenden. Diese haben einen anderen Zweck und funktionieren im monatlichen Rhythmus besser. Es ist gar nicht machbar, sich Woche für Woche mit dem oder der Vorgesetzten bzw. den Mitarbeitenden zu treffen: Urlaub und Arbeitsbelastung kommen in die Quere. So würden sie sehr schnell zu Zeitfressern, die man nur noch abhakt.

Wöchentliche Check-ins: Kommunikation mit Leitplanken

Worum also geht es bei einem wöchentlichen Check-in? Im Kern geht es bei einem Check-in um gegenseitiges Feedback. Feedback wiederum bildet die Grundlage für persönliche Weiterentwicklung, Engagement und gute Performance. Wie oft haben Sie schon zähneknirschend gedacht: „Mein Chef hat nicht die leiseste Ahnung davon, was ich mache“. Oder Sie haben herausragende Arbeit geleistet, die vollkommen unbeachtet geblieben ist. Oder Sie wollten ein Anliegen vorbringen, haben es aber nicht getan, weil sich der richtige Zeitpunkt nie ergeben hat. Letztes Jahr hat eine Umfrage des Workforce Institute gezeigt, dass jeder Dritte lieber seinen Job kündigen würde, als Bedenken zu äußern. 83 % haben das Gefühl, dass nicht alle Menschen gleichermaßen angehört werden, und fast die Hälfte gab an, dass unterrepräsentierte Meinungen vom Arbeitgeber nicht wertgeschätzt werden. Ein wöchentlicher Check-in ermutigt Mitarbeitende, sich zu öffnen, denn er stellt Ihnen und dem oder der Vorgesetzten einen Resonanzrahmen zur Verfügung. Stellen Sie sich das als Kommunikationsform mit Leitplanken vor. Nicht alle Vorgesetzten sind gleich. Aber egal, ob Ausnahmetalent oder Nichtsnutz: Bei der Verwendung von Zensai müssen alle einem Verfahren folgen, der Ihnen im Endeffekt sinnvolles Feedback liefert. Jede Woche geben Sie Feedback nach oben weiter. Die Vorgesetzten reagieren darauf mit Feedback, das sich konkret auf Ihre Angaben bezieht. Das kann ein einfaches „Gefällt mir“ sein, aber auch ein Kommentar oder eine Frage, die Sie zum Nachdenken anregt. Hinzu kommt: Statt sechs Monate darauf zu warten, können Sie das Feedback sofort umsetzen. Außerdem bleibt die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Management vertraulich und landet nicht versehentlich in einem E-Mail-Thread, in dem andere mitlesen könnten.

Wir machen doch schon Mitarbeiter-Check-ins!

Das ist ja wunderbar. Aber was passiert, wenn Ihr Chef oder Ihre Chefin im Urlaub ist? Und wie viel Zeit belegen solche Gespräche in Ihren Terminkalendern? Finden solche Check-ins wirklich jede Woche statt? Auch dann, wenn die Vorgesetzten noch zahlreiche weitere direkte Mitarbeitenden haben? Und … nun ja, Sie verstehen, was gemeint ist. Hier zeigt sich der Vorteil eines digitalen Check-ins für Beschäftigte. Der Check-in findet unabhängig davon statt, ob der oder die Vorgesetzte gerade Zeit hat oder nicht. Außerdem haben Sie die Kontrolle über die Diskussion. Wir formulieren klarer, wenn wir eine Mitteilung in Ruhe verfassen können, und können ehrlicher und ausführlicher sein als bei Echtzeitbesprechungen. Und Ihr:e Manager:in hat Zeit, Ihr Update zu verarbeiten und Ihnen nützliches Feedback zu geben, das nicht aus dem Stegreif kommt.

Mitarbeiter-Check-ins fördern kleine, aber bedeutende Veränderungen

Pareto war ein begeisterter Gärtner und stellte fest, dass eine geringe Anzahl von Erbsenschoten in seinem Garten die meisten Erbsen hervorbrachte. Den Rest überspringen wir und gelangen direkt zur 1-Prozent-Regel. Die Grundidee besagt, dass man, um doppelt so gute Ergebnisse zu erzielen, nicht doppelt so gut, sondern nur geringfügig besser sein muss. Und was ist ein wöchentlicher Check-in anderes als eine Möglichkeit, schrittweise Verbesserungen zu fördern? Sie machen Ihren wöchentlichen Check-in immer am selben Wochentag. Stellen Sie es sich wie ein Muskelgedächtnis vor. Denn je öfter man etwas tut, umso mehr wird es zur Gewohnheit. Ihr Check-in ist nicht länger eine Aufgabe, die Sie auf Ihrer To-Do-Liste abhaken müssen, sondern eine Gelegenheit, aus dem Feedback Ihres oder Ihrer Vorgesetzten zu lernen. Sie nehmen regelmäßig kleine Korrekturen vor, statt sich einmal pro Quartal gewaltig umstellen zu müssen. Durch diese kleinen Änderungen machen Sie Ihren Job besser, arbeiten intelligenter und werden letztendlich produktiver. Wie die Erbsenschoten.

Was bei einem wöchentlichen Check-in besprochen werden sollte

Ihr Mitarbeiter-Check-in sollte nicht länger als 10 Minuten dauern und sich auf drei Schlüsselbereiche konzentrieren: persönliche Reflexion durch relevante Fragen, Blick über den Tellerrand mit Anerkennung durch Kollegen und Anpassung der Ziele. Ihr Check-in muss zweckmäßig sein und im Arbeitsleben von Beschäftigten und Manager:innen einen Mehrwert bieten. Check-ins müssen eine positive Wirkung haben und dürfen sich nicht wie eine zeitraubende Pflichtübung anfühlen, die man abhaken muss. Die Mitarbeitenden brauchen das Gefühl, dass man sich für sie einsetzt. Dass ihre Bedenken ernst genommen werden. Ihr:e Vorgesetzte:r muss in der Lage sein, aus Ihrem Feedback die richtigen Schlüsse zu ziehen. Deshalb ist Transparenz zwischen Ihnen beiden so wichtig. Der Vorteil des wöchentlichen Check-ins besteht auch darin, dass das Management recht leicht zwischen einer einmalig schlechten Woche und einem schwerwiegenden Abwärtstrend unterscheiden kann. Sie helfen Manager:innen auch dabei, anhand des Kontexts der gegebenen Informationen zu erkennen, was den einzelnen Mitarbeitenden wichtig ist.

Fragen zur persönlichen Reflexion beim Mitarbeiter-Check-in

Wir verfügen über eine umfangreiche Fragenbibliothek, die von unserem internen People-Science-Team entwickelt wurde und aus der Sie Hunderte von Fragen auswählen können, die bereits auf ihre Wirksamkeit getestet wurden. Sie können natürlich auch selbst Fragen erstellen. Wir haben einen Blogpost mit den 10 meistgestellten Fragen bei wöchentlichen Check-ins verfasst. Aber die drei entscheidenden Fragen, die immer gestellt werden müssen, sind die folgenden:

Erfolge: Dinge, die gut geklappt haben oder auf die Sie stolz sind

Der Blick auf die eigenen wöchentlichen Erfolge fühlt sich immer gut an. Außerdem ist es sehr praktisch, eine Liste mit Erfolgen zur Hand zu haben, auf die Sie bei Leistungsgesprächen schnell zurückgreifen können. Unsere Führungskräfte haben alle Hände voll zu tun. Vielleicht haben sie deshalb z. B. die hervorragende Arbeit übersehen, die Sie abgeliefert haben, oder Ihren Beitrag am Gruppenprojekt nicht honoriert. Mit Bescheidenheit kommen Sie nicht weit! Hängen Sie gegenüber Ihrer Führungskraft beim wöchentlichen Check-in Ihre Erfolge an die große Glocke, denn nur so machen Sie klar, dass Sie es drauf haben! Außerdem können Manager:innen aus dem, was Mitarbeitende sagen, die gesetzten Prioritäten ableiten. Eine gute Frage könnte lauten: Was ist Ihnen in dieser Woche gut gelungen?

Probleme: Alles, was Ihnen die Arbeit schwerer als nötig macht

Wir neigen dazu, uns vorrangig mit Dingen zu beschäftigen, die schief gelaufen sind oder die wir nicht geschafft haben. Wenn wir sie aber aufschreiben, dann sind sie oft als gar nicht so schlimm, wie wir angenommen hatten. Das Feedback Ihres oder Ihrer Vorgesetzten ist wertvoll für Sie, denn Sie können so aus Ihren Fehlern lernen und die Dinge aus einem anderen Blickwinkel betrachten. Allmähliche Verbesserungen sind einfacher als ein großer Transformationsschritt. Fragen Sie sich: Was hat Ihnen diese Woche zu schaffen gemacht?

Unterstützung: Dinge, die Sie brauchen, um Ihre Arbeit besser zu erledigen

Es ist schwer, im Terminkalender von Führungskräften den passenden Zeitpunkt zu finden, um sie um Unterstützung zu bitten. Ihr Check-in ist der Einstieg in den Dialog: Nutzen Sie ihn, um Ihr Anliegen klar zu formulieren. Das kann alles Mögliche sein: eine Schulung, die Sie gesehen haben, ein neues technisches Gerät oder ein Ratschlag, wie man ein schwieriges Gespräch führen kann. Wenn andere mit den gleichen Barrieren zu kämpfen haben wie Sie, kann dies Ihre:n Manager:in veranlassen, etwas dagegen zu unternehmen. Fassen Sie die Bitte um Unterstützung so weit wie möglich, um das optimale Feedback zu erhalten: Welche Hilfe brauchen Sie?

Blicken Sie anerkennend über Ihren Tellerrand

Würden Sie intensiver arbeiten, wenn Ihre Anstrengungen von mehr Menschen zur Kenntnis genommen würden? Da sind Sie nicht allein: 69 % von uns würden dies tun. Tragen Sie zum Wandel bei. Loben Sie öffentlich Kolleg:innen oder Projektbeteiligte, die herausragende Arbeit geleistet haben oder über sich hinausgewachsen sind. Das ist Balsam auf ihre Seelen. Und Sie selbst fühlen sich ebenfalls gut dabei. Außerdem werden sich die Kolleg:innen wahrscheinlich revanchieren – und so wird Lob auf der Arbeit zur Norm. Stellen Sie die Gemeinschaft in den Mittelpunkt – mit einer Frage zur Anerkennung: Wer verdient diese Woche ein besonderes Lob, und warum?

Zielanpassungen beim Check-in am Arbeitsplatz

Beziehen Sie SMART-Ziele oder OKRs am Ende des wöchentlichen Check-ins ein. So ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden, sich auf das zu konzentrieren, was für ihre Rolle, ihr Team und das gesamte Unternehmen relevant ist. Wenn es keine Fortschritte bei den Zielen gibt, dann wissen sie, dass sie sich in der kommenden Woche entsprechend stärker einsetzen müssen. Oder sie wenden sich an Ihre:n Vorgesetzte:n, um Unterstützung für die Umsetzung zu erhalten. Ziele können aus dem Blickfeld verschwinden, wenn man sie sich nicht regelmäßig wieder vor Augen führt. Das trifft besonders dann zu, wenn sich das Unternehmen auf traditionelle Leistungsbewertungen verlässt. Dagegen hat die Anwendung modernerer Leistungsmanagementzyklen einen erheblichen Einfluss.