Wir von Learn365 x Weekly10 sind große Fans vierteljährlicher Mitarbeitergespräche, denn wir sind uns der Tatsache bewusst, dass jährliche Beurteilungen nicht dazu beitragen, voranzukommen und unsere Performance zu verbessern. Für die Entwicklung neuer Qualifikationen ist das Quartalsgespräch von zentraler Bedeutung. Und insbesondere als Bestandteil eines kontinuierlichen Performance Management, helfen Sie uns, unseren Job besser zu machen. Mit der richtigen Vorbereitung werden Quartalsgespräche unsere künftigen Karrierechancen verbessern, uns beim Erreichen unserer Ziele helfen und die Beziehungen zu unseren Vorgesetzten und Kolleg:innen stärken.

Warum Quartalsgespräche besser sind als Jahresgespräche 

Jährliche Beurteilungen sind nur dann wirkungsvoll, wenn sie mit Elementen wie häufigen Check-Ins, Einzelgesprächen mit Vorgesetzten und regelmäßigen Zielkontrollen während des gesamten Jahres einhergehen. Wenn jedoch das Jahresgespräch mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten nur wenig Einfluss auf Ihre Fortentwicklung, Motivation und Performance hat, dann sind Sie nicht allein. Mehr als 80 % der Beschäftigten sehen im Jahresgespräch an sich nur einen geringen unmittelbaren Nutzen. 

Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass der Turnus viel zu lang ist und die Gespräche zudem zu einer unpassenden Zeit stattfinden. Wenn aber Feedback zu selten und zur Unzeit gegeben wird, dann kann es kaum Einfluss auf Ihre Arbeit und Ihr Fortkommen haben. Ein vierteljährlicher Turnus sorgt dafür, dass mit den Gesprächen eher der gewünschte Zweck erfüllt wird. Aber auch hier gilt: Der Quartalszyklus an sich wird bei den Performancebeurteilungen wahrscheinlich nicht ausreichen. 

Das liegt daran, dass Performancefeedback und die Entwicklung der Leistung als stetiger Prozess implementiert werden müssen. Ihr:e Manager:in muss andere Instrumente nutzen, um zum richtigen Zeitpunkt mit Ihnen darüber zu kommunizieren, wie er oder sie Sie unterstützen und Ihnen helfen kann, noch besser zu werden. 

Vorbereitung Ihres Quartalsgesprächs 

Ganz gleich, ob Sie sich bereits vierteljährlich mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten treffen oder Sie ihn oder sie erst von der Notwendigkeit einer solchen Maßnahme überzeugen möchten: Es reicht keinesfalls aus, nur ein einfaches Gespräch zu führen. 

Damit ein Quartalsgespräch ein Erfolg wird, müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein: 

  • Es muss ein Teil des Puzzles für kontinuierliche Performance sein. 
  • Es muss vierteljährlich durchgeführt werden. 
  • Es sollte durch Check-Ins und Einzelgespräche (oder ähnliches) unterstützt werden. 
  • Es sollte in erster Linie auf die Zukunft ausgerichtet sein. 
  • Es sollte ein echtes Gespräch sein und kein Monolog, den Ihr:e Manager:in auf Sie niederprasseln lässt. 
  • Es sollte in hohem Maße auf Kooperation ausgerichtet sein. 

Sie als Beschäftigte:r müssen aktiv dazu beitragen, dass Ihre Quartalsgespräche ein Erfolg werden. Vor, während und nach dem Gespräch können sie selbst Dinge tun, um das Optimum aus dem Quartalsgespräch herauszuholen. 

So bereiten Sie sich auf Ihr nächstes Quartalsgespräch vor 

Welche Schritte können Sie selbst zur Vorbereitung unternehmen, damit Ihr Quartalsgesprächs für Sie lohnend wird? 

Hier finden Sie einige wichtige Tipps zur besseren Vorbereitung auf das Gespräch: 

1. Korrigieren Sie den Turnus 

Das erste, was Sie tun sollten, wenn Sie den aktuellen Beurteilungsprozess als nicht sehr hilfreich empfinden, ist, dies gegenüber Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten anzuschneiden. Nach Schätzungen des Forschungsinstituts Gallup verwenden etwa 60 % der Unternehmen weltweit immer noch das altbewährte Jahresgespräch als einziges Instrument für Performance Management und -entwicklung. 

Wenn Sie also mit der Unterstützung, die Ihnen angeboten wird, nicht zufrieden sind, sollten Sie wissen, dass Sie damit nicht allein sind und Ihre Bedenken völlig berechtigt sind. 

Natürlich muss diese Thematik mit Bedacht angegangen werden. Aber Sie sollten offen und ehrlich zu Ihrem oder Ihrer Manager:in sein. Sagen Sie ihm oder ihr, dass Sie mehr aus Ihrem Quartalsgespräch mitnehmen und sich weiterentwickeln möchten, um ihn oder sie und auch das Unternehmen besser zu unterstützen. Erläutern Sie ihm oder ihr auch das Konzept des „Continuous Performance Management“. Verweisen Sie auf diesen Artikel und vielleicht auch dieses On-Demand Webinar, damit sie das Konzept besser verstehen. Dann präsentieren Sie einen Plan, der allen Beteiligten gerecht wird, und bringen den Stein ins Rollen. 

2. Denken Sie bei der Vorbereitung Ihres Quartalsgesprächs an Ihre jüngsten Erfolge 

Über gute Performance sollten Sie im Rahmen von Check-Ins oder bei Einzelgesprächen grundsätzlich sprechen. Allerdings bietet es sich immer an, sich Ihre jüngsten Erfolge zu notieren und sie dann beim Quartalsgespräch zu thematisieren. Warum? 

Weil dies eine großartige Möglichkeit darstellt, die lästige Nervosität vor dem Gespräch (die übrigens völlig normal ist) in den Griff zu bekommen. Außerdem erinnern Ihre Erfolge nicht nur Ihre:n Vorgesetzte:n daran, was Sie alles erreicht haben. Sie dienen auch als Richtmaß dafür, wie Sie sich in letzter Zeit entwickelt haben und welche Schwerpunkte als Nächstes gesetzt werden sollten. 

3. Vergessen Sie auch die Hindernisse nicht 

Gelungene Mitarbeitergespräche drehen sich um Weiterentwicklung. Setzen Sie sich mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten zusammen, besprechen Sie, was Sie bisher erreicht haben, und überlegen Sie, was die kurzfristige (und vielleicht auch langfristige) Zukunft bringen soll. Eine der besten Anregungen dafür, wie und wohin Sie sich entwickeln können, sind die Herausforderungen, Hindernisse und Kämpfe, die Sie in den letzten Monaten hinter sich gebracht haben. 

Bei der Vorbereitung des Quartalsgesprächs ist die Analyse Ihrer Herausforderungen unerlässlich. Es liegt in der menschlichen Natur, dass wir versuchen, Schwierigkeiten zu verdrängen, aber das ist kontraproduktiv. Denken Sie daran: Niemand ist perfekt. Vergessen Sie nicht, dass es Aufgabe Ihrer oder Ihres Vorgesetzten ist, Ihnen zu helfen, Herausforderungen zu meistern, neue Fähigkeiten zu erwerben und in Ihrem Job erfolgreich zu sein. Es ist für Ihre:n Vorgesetzte:n nahezu unmöglich, die gestellten Aufgaben einwandfrei zu erledigen, wenn er oder sie über Ihre Hindernisse und Herausforderungen nicht im Bilde ist. 

Betrachten Sie auch und gerade Szenarien, die nicht nach Plan verlaufen sind. Überlegen Sie, woran das gelegen haben könnte und welche Lösungen einen Erfolg beim nächsten Mal wahrscheinlicher machen könnten. Arbeiten Sie aus, woher diese Lösungen kommen sollten, und bitten Ihre:n Manager:in dafür um Unterstützung. 

4. Führen Sie eine kurze Zielkontrolle durch 

Sie werden sich hoffentlich bereits in irgendeiner Form Ziele setzen – sei es für Ihre persönliche Entwicklung oder für ein eher arbeitsorientiertes Projekt. Sollte dies gar nicht der Fall sein, dann müssen Sie diesen Tipp in „Fangen Sie jetzt an, sich Ziele zu setzen“ umformulieren. Zielsetzungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterentwicklung. Sprechen Sie also mit Ihrem oder Ihrer Manager:in, um damit zu beginnen. 

Sofern Sie sich bereits Ziele setzen, ist eine kurze Zielkontrolle vor dem Treffen ein sehr empfehlenswerter Schritt. 

So können Sie mit dem Wissen in das Gespräch gehen, wo Sie in Bezug auf Ihre Entwicklung und Ihre wichtigsten Arbeitsziele stehen. Sie werden viel selbstbewusster sein, wenn Sie über Ihre aktuelle Performance und Ihre Entwicklung sowie darüber sprechen, welche Veränderungen Sie anstreben. 

5. Denken Sie über neue Ziele nach 

Bei einem guten Beurteilungsgespräch sollten Sie und Ihr:e Vorgesetzte:r die Ziele für die kommenden drei Monate besprechen. Thematisiert werden sollten außerdem alle längerfristigen Ziele, soweit sie sich vor allem auf Ihre individuelle Weiterentwicklung beziehen. 

In diesem Fall ist es gut, sich einen Vorsprung zu verschaffen und ein paar Ideen im Hinblick auf Ihre Entwicklungsziele in der Hinterhand zu haben. 

Wenn Sie sich bereits Zeit genommen haben, Ihre aktuellen Herausforderungen und Performance zu analysieren, sollte es recht leicht sein, einige sinnvolle und machbare Entwicklungsziele zu formulieren. Sollten Sie jedoch Schwierigkeiten haben, ist das auch nicht weiter schlimm: Arbeiten Sie an dem, was Sie können, und fragen Sie bei dem Mitarbeitergespräch nach der Meinung Ihres oder Ihrer Vorgesetzten. 

6. Notieren Sie sich unbedingt alle Fragen, die Sie stellen möchten 

Bei einem guten Quartalsgespräch sollte es ausschließlich um Sie gehen. Bei der Vorbereitung des Quartalsgesprächs sollten Sie sich auf das konzentrieren, was für Sie wichtig ist. 

Wenn es also Punkte gibt, die Sie besprechen möchten, oder Fragen, die Sie stellen müssen, sollten Sie sie aufschreiben. Das menschliche Gedächtnis neigt zur Unzuverlässigkeit und lässt uns nur allzu oft im falschen Moment im Stich. 

Es ist ratsam, ein paar Fragen an Ihre:n Vorgesetzte:n bereitzuhalten, um zu zeigen, dass Sie sich gut auf das Gespräch vorbereitet haben. 

Scheuen Sie sich nicht, mit Ihren Fragen von der üblichen Norm abzuweichen. Solange eine Frage für die Arbeit relevant ist und Ihnen am Herzen liegt, können Sie sie ruhig stellen. 

7. Bereiten Sie sich darauf vor, Feedback zu erhalten 

Selbst wenn Sie in letzter Zeit bei der Arbeit alles richtig gemacht haben, ist es durchaus wahrscheinlich, dass Ihr:e Vorgesetzte:r Ihnen konstruktives Feedback gibt. Niemand ist perfekt, und man kann sich immer weiterentwickeln, nicht wahr? Allerdings haben Untersuchungen gezeigt, dass viele von uns nicht gerne kritisches Feedback unter vier Augen erhalten – vor allem dann nicht, wenn es überraschend kommt. Außerdem: Manche von uns haben ein übles Pokerface. 

Es ist daher, wenn Sie eine Beurteilung erhalten, immer ratsam, sich auf kritisches Feedback einzustellen. Denken Sie daran, dass dies kein persönlicher Angriff ist und das Feedback auch keinesfalls als Beleidigung aufgefasst werden sollte. Ihr:e Manager:in macht einfach nur seinen oder ihren Job und hilft Ihnen, noch besser zu werden.  

8. Entspannen Sie sich und sehen Sie dem Gespräch erwartungsvoll entgegen 

Denken Sie daran: Beim Quartalsgespräch geht es einzig und allein um Sie und Ihre Entwicklung. Es sollte ein Gespräch sein, auf das Sie sich freuen, und nicht etwas, wovor Sie Angst haben. Selbst in Zeiten, in denen man das Gefühl hat, dass mehr Dinge falsch als richtig gelaufen sind, bietet eine solche Nachbetrachtung Gelegenheit, offen und ehrlich darüber zu sprechen und sich Rat und Hilfe zu holen. 

Ihr:e Vorgesetzte:r möchte Ihnen sicherlich viel lieber helfen und Ihren Erfolg sehen, als feststellen zu müssen, dass Sie sich im Stillen abmühen und letztendlich scheitern. Gehen Sie also zielstrebig in Ihr nächstes Gespräch, denn jetzt wissen Sie, was Sie daraus mitnehmen möchten. Atmen Sie tief durch, entspannen Sie sich und genießen Sie. 

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden dagegen, dass Ihnen ihre berufliche Weiterentwicklung wichtig ist, dann können Sie sie stärker an das Unternehmen binden und die Fluktuation senken. Möchten Mitarbeitende im Unternehmen aufsteigen, dann sollten Sie und die betreffenden Personen sich darüber verständigen, welche Qualifikationen dafür benötigt werden und wie sie diese erwerben können.

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