Personalmanagement ist ein Balanceakt, denn das Koordinieren verschiedener Persönlichkeiten und Workflows hört im Prinzip nie auf. Die meisten Mitarbeitenden bringen sich auf positive Weise ein, aber manchmal müssen Führungskräfte auch mit negativen Einstellungen umgehen. Greifen sie nicht früh genug ein, kann die negative Haltung einer Person ein ganzes Team in Mitleidenschaft ziehen.

Laut Harvard Business Review „lassen sich 30 bis 40 % der Schwankungen bei Teamgeist, Leistung und wichtigen organisatorischen Verhaltensweisen (sowohl im Guten als auch im Schlechten) auf das Verhalten von Führungskräften zurückführen“. Tatsächlich: Manager*innen spielen eine Schlüsselrolle für den Erfolg eines Teams, auch die Forschung bestätigt dies.

Alles beginnt bei den Chefs und Chefinnen.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie wichtig es ist, problematische Verhaltensweisen von Mitarbeitenden nicht unbeachtet zu lassen und für eine Kultur der Verantwortlichkeit und des Wachstums zu sorgen. Wir nennen auch hilfreiche Strategien, z. B. Leistungsgespräche, Feedback und Praktiken zur Einbindung der Mitarbeitenden, mit denen sich eventuelle Probleme rechtzeitig entschärfen lassen.

Was ist eigentlich genau mit „schwierig“ gemeint? 

Schwierige Mitarbeitende zeichnen sich durch Eigenschaften und Verhaltensweisen aus, die es schwierig machen, sie zu führen. Dazu gehören Widerstand gegenüber Veränderungen, geringe Motivation, mangelnder Teamgeist, ständige Negativität und störendes Verhalten. Je früher Sie diese Eigenschaften erkennen, desto effektiver können Sie damit umgehen. Ein guter Umgang mit unmotivierten, negativ eingestellten Mitarbeitenden ist ein Muss für ein gesundes Arbeitsumfeld. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie können sich diese Störfaktoren ansonsten nachteilig auf die Teamdynamik auswirken – und sogar auf die gesamte Unternehmenskultur. Ungelöste Probleme können zu geringerer Produktivität und höherer Fluktuation führen und ein allgemeines Gefühl der Unzufriedenheit bei anderen Mitarbeitenden hervorrufen.

Aber wieso sind oder werden Mitarbeitende „schwierig“?

Wenn Sie fehlendes Engagement und Schwierigkeiten mit Mitarbeitenden am Arbeitsplatz bekämpfen möchten, müssen Sie zunächst einmal die Ursachen für die negative Einstellung verstehen. Das können z. B. folgende sein:

  • Nicht genug Anerkennung und Wertschätzung: Die Mitarbeitenden arbeiten Tag für Tag hart, hören aber kein einziges Mal ein „Dankeschön“. Wenn die Mitarbeitenden keine ehrliche und regelmäßige Anerkennung spüren, ist Unzufriedenheit vorprogrammiert.
  • Schlechte Kommunikation vom Management: Wenn die Vorgesetzten zu viel Distanz aufbauen, können sich die Mitarbeitenden allein gelassen und abgekoppelt fühlen.
  • Keine ausreichenden Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Ohne Wachstumsperspektiven entwickeln sich Mitarbeitende womöglich nicht weiter oder interessieren sich nicht mehr genug für ihre Aufgaben.
  • Arbeitsüberlastung und Stress: Sich um zu viele Aufgaben gleichzeitig kümmern zu müssen, kann bei den Mitarbeitenden zu Burnout, Frustration und – Sie ahnen es – einer negativen Einstellung führen.
  • Diskrepanz zwischen den Erwartungen an die Arbeit und der Realität: Wenn die Jobbeschreibung nicht mit der täglichen Arbeit übereinstimmt, kann sich schnell Enttäuschung breit machen.
  • Inkompetente Führungskräfte: Ganz genau: Es sind nicht nur die Mitarbeitenden, die etwas falsch machen können. Auch neue oder unerfahrene Führungskräfte können eine negative Auswirkung auf die Arbeitseinstellung der Mitarbeitenden haben, insbesondere wenn ihnen Führungskompetenzen fehlen.

Woran erkennen Sie schwierige Mitarbeitende?

Manchmal gleicht es der Suche nach der Nadel im Heuhaufen, aber es gibt verräterische Anzeichen dafür, dass Teammitglieder nicht mehr mit ihrer Arbeit zufrieden sind.

  • Sie beschweren sich die ganze Zeit. Kennen Sie auch die Kolleg*innen, über denen immer eine Regenwolke zu schweben scheint? Sie meckern über alles, sei es ihre aktuelle Aufgabe oder die Qualität des Kaffees. Natürlich ist es völlig in Ordnung, seinem Unmut mal Luft zu machen, aber eine dauerhafte negative Haltung kann ein Warnsignal sein.

    Studien zeigen, dass Mitarbeitende, die sich ständig beschweren und ein negatives Verhalten an den Tag legen, einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsmoral und das globale BIP haben können. Eine Untersuchung von Gallup hat ergeben, dass unzufriedene Mitarbeitende die Welt 8,8 Billionen Dollar an verlorener Produktivität kosten. Wow.
  • Sie lehnen Veränderungen ab. Die Arbeitswelt wandelt sich im Prinzip ständig, aber manche Mitarbeitenden lehnen jede Veränderung vehement ab. Sie wehren sich gegen neue Prozesse, Technologien oder auch nur kleine Anpassungen ihrer täglichen Routine. Eine solche ablehnende Einstellung frühzeitig zu erkennen, kann für reibungslosere Veränderungsprozesse sorgen.
  • Ihre Produktivität sinkt. Produktivitätseinbrüche können ein deutliches Zeichen dafür sein, dass etwas nicht in Ordnung ist. Wenn Mitarbeitende regelmäßig ihre Abgabetermine nicht einhalten oder keine hochwertige Arbeit abliefern, sollten Sie hellhörig werden! Forbes hat sogar festgestellt, dass unmotivierte Mitarbeitende mit 60 % höherer Wahrscheinlichkeit Fehler bei der Arbeit machen. Die Auswirkungen auf die Produktivität sind also real.
  • Sie sind innerhalb des Teams isoliert. Vielleicht ist Ihr Team sehr lebendig und arbeitet gut zusammen, aber es gibt eine Person, die immer irgendwie abwesend ist. Sie meidet Teambesprechungen, macht nicht bei der gemeinsamen Mittagspause mit und hält sich generell von sozialen Interaktionen fern. Sich am Arbeitsplatz einsam zu fühlen, ist weltweit ein großes Problem und kann zu fehlendem Engagement und allgemeiner Niedergeschlagenheit führen.

Sie müssen also vielleicht wie ein Detektiv vorgehen, aber denken Sie daran: Wenn Sie die schwierigen Mitarbeitenden ausfindig gemacht haben, haben Sie den ersten Schritt hin zu einem glücklicheren, harmonischeren Arbeitsumfeld für alle getan.

Engagement und Leistung: Mitarbeiterengagement und Leistung bilden das perfekte Duo

Wie wirken sich schwierige Mitarbeitende auf Teamdynamik und Arbeitskultur aus?

Sie kennen nun die typischen Verhaltensweisen. Jetzt sehen wir uns an, welche weitreichenden Auswirkungen sie haben können. Wir beleuchten drei mögliche Auswirkungen von schwierigen Mitarbeitenden auf Ihr Team und die Arbeitskultur.

  1. Die Moral im Team verschlechtert sich. Wenn sich ein Teammitglied ständig beschwert oder sich gegen Veränderungen wehrt, kann sich das auf das gesamte Team auswirken (ähnlich wie sich eine Erkältung ausbreitet). Untersuchungen der University of Warwick haben ergeben, dass zufriedene Mitarbeitende um 12 % produktiver sind – sich mit negativen Einstellungen auseinanderzusetzen, kann also auch für die allgemeine Stimmung und Effizienz Ihres Teams sehr hilfreich sein.
  2. Sie schüren Bürodramen. Schwierige Mitarbeitende können Konflikte am Arbeitsplatz anziehen wie ein Magnet. Ihre negative Einstellung oder ihre Weigerung, sich anzupassen, kann zu Konflikten mit Kolleg*innen führen und Spannungen verstärken. CCP Global hat herausgefunden, dass Konflikte am Arbeitsplatz US-Unternehmen bis zu 2,8 Stunden pro Woche und Mitarbeiter*in an verlorener Produktivität und 359 Milliarden Dollar jährlich kosten können. Dadurch geht Ihnen also viel kostbare Zeit (und Geld!) verloren.
  3. Die Zusammenarbeit und Kreativität leiden darunter. Ein gut funktionierendes Team kann Innovationen hervorbringen. Wenn schwierige Mitarbeitende sich im Team isolieren oder Zwietracht säen, behindern sie die Zusammenarbeit und den kreativen Fortschritt. Gemischte Teams, die gut zusammenarbeiten, sind innovativer und besser in der Lage, Probleme zu lösen. Schwierige Mitarbeitende können diese positiven Effekte vereiteln.

Achten Sie also auf verräterische Verhaltensweisen wie ständiges Beschweren, Widerstand gegen Veränderungen, gesunkene Produktivität und Isolierung innerhalb des Teams. Auf diese Weise können Sie schwierige Mitarbeitende frühzeitig ausmachen. Und wenn Sie den richtigen Umgang damit finden, fördern Sie eine positive Arbeitskultur und maximieren die Produktivität des gesamten Teams.

Welche Strategien gibt es für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden?

Eine offene und ehrliche Kommunikation ist die beste Strategie, um aus einer negativen Einstellung den Einstieg in einen Verbesserungsprozess abzuleiten. Und wenn erst einmal der Grundstein gelegt ist, können Sie das Ganze mit Leistungsfeedback und Coaching-Techniken untermauern, um eine positive Veränderung des Verhaltens zu bewirken.

Für Leistungsgespräche mit schwierigen Mitarbeitenden sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

1. Klare Erwartungen und konkrete Beispiele

Setzen Sie gleich am Anfang ein Zeichen, indem Sie Ihre Erwartungen klar formulieren. Sagen Sie Ihren Mitarbeitenden, welches Verhalten für Sie akzeptabel ist und welches nicht – damit für die Zukunft alles klar ist. Nennen Sie konkrete Beispiele für das problematische Verhalten, statt vage Bemerkungen über die Persönlichkeit zu machen (die wie ein Angriff wirken können).

2. Aktives Zuhören

Damit sich Mitarbeitende engagieren, müssen sie sich gesehen und gehört fühlen. Schenken Sie ihnen also ein offenes Ohr. Geben Sie ihnen den Raum für ihre Anliegen und hören Sie wirklich zu. Vielleicht fällt es ihnen schwer, Beruf und Privatleben zu vereinbaren, oder sie haben mit Problemen in einer anderen Abteilung zu kämpfen. Seien Sie geduldig und zeigen Sie Verständnis für ihre Situation. Manchmal ist es einfach das Wichtigste, dass sich Ihre Mitarbeitenden gehört und verstanden fühlen.

3. Konstruktives Feedback

Geben Sie Feedback, aus dem ihr Gegenüber sofort etwas Umsetzbares ableiten kann und das auf Verbesserungen ausgerichtet ist. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen und konzentrieren Sie sich lieber auf Lösungen – was schlagen die Mitarbeitenden vor, was sie anders machen möchten? Was möchten Sie anders machen? Sie sollten sich gemeinsam eine Lösung überlegen, die alle weiterbringt.

4. Regelmäßige Folgegespräche

Vergessen Sie nicht, wieder das Gespräch mit den betreffenden Mitarbeitenden zu suchen, wenn sich ihr Verhalten (hoffentlich!) verbessert hat. Planen Sie regelmäßige Leistungsbeurteilungen ein, um über Fortschritte, Ziele und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu sprechen. Je mehr Interesse Sie an ihrer Entwicklung zeigen, desto ernster werden sie den Prozess nehmen.

5. Zielsetzung

Legen Sie klare, erreichbare Ziele fest, die zu den individuellen und den Teamzielen passen. Bei der Definition dieser OKRs sollten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeitenden ihre Rolle im Gesamtbild kennen und wissen, wie wichtig sie für das Unternehmen als Ganzes sind.

„Alles, was wir von den Teammitgliedern verlangen, müssen wir auch von uns selbst verlangen … wenn mein Einfluss gering oder negativ ist oder mein Glas immer halb leer ist, wird sich das stark auf den mentalen Zustand meines Teams auswirken.“ 

Leigh Thompson, Kellogg Insight

Hier kommt Weekly10 ins Spiel.

Eine Plattform wie Weekly10 kann Ihr Geheimrezept gegen negative Einstellungen sein. Mit integrierten Tracking- und Feedbacktools, die Einblicke in das Engagement, Trendanalysen und Sichtbarkeitsfunktionen bieten, behalten Sie den Überblick über die Leistung Ihrer Mitarbeitenden. Sie hilft Führungskräften, zuzuhören, Verständnis zu zeigen und Probleme effizient und mit Einfühlungsvermögen zu lösen.

Mit Weekly10 können Führungskräfte die Fortschritte ihrer Mitarbeitenden in Echtzeit verfolgen und sicherstellen, dass ihre SMART-Ziele zu den Unternehmenszielen passen. Kein Rätselraten mehr!

Vielleicht ist es auch Zeit für eine neue Lernmanagementplattform?

Wir haben bereits erläutert, dass schwierige Mitarbeitende wenig Engagement für ihre Arbeit zeigen. Mit einer Lernmanagementplattform (LMS) wie Zensai können Sie das Mitarbeiterengagement optimal messen und selbst die schwierigsten Teammitglieder auf Erfolgskurs bringen.

Wenn Mitarbeitende engagiert sind, arbeiten sie auch mit höherer Wahrscheinlichkeit besser zusammen, sind innovativer und zeigen besonderen Einsatz. Und dies hat große Auswirkungen auf die Zahlen: Untersuchungen von Gallup haben ergeben, dass hoch engagierte Teams um 21 % profitabler sind. Und wissen Sie was? Engagierte Mitarbeitende sind auch zufriedenere Mitarbeitende mit einer viel positiveren Einstellung.

Hier geht es also um eine Win-Win-Situation:

  • Personalisierte Schulungs- und Entwicklungspläne: Mit Learn365 können Führungskräfte Lernerfahrungen individuell zuschneiden und Mitarbeitenden dabei helfen, die Fähigkeiten zu entwickeln, mit der sie ihre Rolle optimal ausfüllen können.
  • Maßgeschneiderte Kurse für fehlende Qualifikationen und eine veränderte Arbeitseinstellung: Learn365 bietet Kurse, deren Ziel es ist, eine Änderung bei der Arbeitseinstellung zu erreichen. Manchmal können solche Kurse die Perspektive tiefgreifend verändern.
  • Flexible Lernansätze, die auf spezifische Bedürfnisse eingehen: Learn365 weiß, dass jeder Mensch anders lernt. Verschiedene Lernmethoden werden den unterschiedlichen Lernenden gerecht.

Und das Beste daran: Learn365 lässt sich nahtlos in Microsoft Teams integrieren und fördert so eine soziale Lernkultur: Schwierigen Mitarbeitenden wird es einfacher gemacht, sich mit ihren Kolleg*innen auszutauschen und von ihnen motiviert zu werden.

Warum das Engagement von Lernenden messen? Lernwilligkeit und warum es wichtig ist, sie zu messen

Ob es uns gefällt oder nicht, der Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden gehört für Führungskräfte und Personalverantwortliche einfach dazu. Aber wenn Sie negative Einstellungen und fehlendes Engagement bei den Hörnern packen, können Sie Ihr Arbeitsumfeld zu einem Ort machen, an dem positive Einstellungen und Spitzenleistungen wachsen und gedeihen.

Mit Tools wie Weekly10 und Learn365 ist es ein Kinderspiel, Ihr Team im Auge zu behalten, zeitnahes Feedback zu geben, wohlverdiente Anerkennungen auszusprechen und personalisierte Lernerfahrungen anzubieten.

Versuchen Sie nicht nur, mit schwierigen Mitarbeitenden „zurechtzukommen“, sondern führen Sie sie zu Höchstleistungen.