Über die International University of Applied Sciences:

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  • Industrie: Höhere Bildung
  • Hauptsitz: Erfurt, Deutschland
  • Gegründet: 1998
  • Website: www.iu.de

Herausforderung: Mitarbeiterschulungen standardisieren

Die IU International University of Applied Sciences (IU), Deutschlands größte private Hochschule mit über 130.000 Studierenden, bietet innovative Studienprogramme an – sowohl online als auch auf dem Campus. Mit mehr als 250 zukunftsweisenden Studiengängen, darunter Robotik, Digital Health und Künstliche Intelligenz, ist die IU ein Vorreiter in der Bildung.

Vor der Einführung einer zentralen Lernplattform wollte die IU die Mitarbeiterschulungen standardisieren, um das schnelle Wachstum der Universität mit einem skalierbaren, mitarbeiterorientierten Ansatz zu unterstützen. Das Ziel war, sowohl die Effizienz und das Engagement zu steigern als auch die akademische Exzellenz zu fördern.

Learn365 wurde nach dem Rollout sehr gut angenommen und ist nun ein zentraler Punkt für die persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden. Durch ein Netzwerk aus Key-Usern, die alle Kurse verwalten, ist eine echte Lernkultur in der Organisation entstanden.

Marcel Hebestreit, Team Lead People Development and Communication

Lösung: Mit Learn365 das Wachstum der IU effizient begleiten

Die IU betreibt derzeit 38 Campusstandorte in Deutschland sowie Partneruniversitäten im Ausland. Die Belegschaft ist global aufgestellt und umfasst Lehrende, Servicemitarbeitende, Vertrieb und Support.

In den letzten Jahren hat die IU ein enormes Wachstum erlebt und ist inzwischen Deutschlands größte staatlich anerkannte Hochschule für angewandte Wissenschaften. Angesichts des schnellen Mitarbeiterzuwachses erkannte das Team die Notwendigkeit, Mitarbeiterschulungen zu standardisieren und effizienter zu gestalten. Marcel Hebestreit, Team Lead People Development and Communication, erklärt:

„Die IU hat in kurzer Zeit ein starkes Wachstum erlebt. Vor der Einführung von Learn365 fehlte uns eine zentrale Plattform für Schulungen. Stattdessen setzten wir auf verschiedene Tools und dezentrale Ansätze, oft mit Präsenztrainings vor Ort. Unsere Mitarbeitenden äußerten den Wunsch nach einer strukturierten, leicht zugänglichen Lösung. Besonders beim Onboarding neuer Teammitglieder und deren Weiterentwicklung war eine standardisierte Herangehensweise dringend erforderlich.“

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Wissen vermitteln und Entwicklung fördern

Mit der Einführung einer zentralen Lernplattform verfolgte das Team mehrere Ziele: Effizienz steigern, Mitarbeitenden das nötige Wissen für ihre persönliche Entwicklung vermitteln und ihre Karrierechancen fördern. Marcel Hebestreit erklärt:

„Wir wollten rollenbasierte, professionelle Schulungen anbieten, um unsere Mitarbeitenden gezielt auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Gleichzeitig wollten wir unsere Arbeitgebermarke stärken und die IU zu einem großartigen Arbeitsplatz machen, an dem Mitarbeitende die Möglichkeit haben, sich mit der Organisation weiterzuentwickeln.“

Das Team begann mit einer umfassenden Marktrecherche. Marcel Hebestreit ergänzt: „Wir haben mehrere Anbieter evaluiert, eine Shortlist von Produkten erstellt und geprüft, ob diese unseren Anforderungen entsprechen.“

Bei der Auswahl der passenden Lösung wurden verschiedene Kriterien berücksichtigt, von den Kosten bis hin zur Entwicklungsstrategie der Anbieter. Besonders wichtig war ein flexibles, funktionsreiches Produkt, das ohne zusätzliche Anpassungen einsatzbereit ist und wesentliche Funktionen wie Reporting umfasst. Die nahtlose Integration in Microsoft 365 war ebenfalls ein entscheidender Faktor. Marcel Hebestreit erläutert:

„Ein Hauptgrund für die Wahl von Learn365 war die hervorragende Integration in Microsoft 365. Wir wollten eine Plattform, die sich nahtlos in unsere technische Umgebung einfügt. Außerdem war uns wichtig, die Aktivitäten zur Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden messen und auswerten zu können.“

Nach der Entscheidung für Learn365 unterstützte das Team von Zensai die IU bei der Einführung. Marcel Hebestreit beschreibt diese Phase als eine „einfache und reibungslose Implementierung“.

Im Juni 2021 wurde schließlich der IU Learning Hub und der ergänzende IU Manager Learning Hub, beide basierend auf Learn365, in einer Soft-Launch-Phase für etwa 1.500 Mitarbeitende eingeführt.

Ergebnisse: Hohe Akzeptanz, positives Feedback und starke Key-User-Netzwerke

Heute wird Learn365 von allen Mitarbeitenden der IU Group, der Holdinggesellschaft der IU, genutzt. Mit dem Wachstum der Universität ist auch die Anzahl der aktiven Lernenden seit der Einführung erheblich gestiegen.

Der Zugang zu Learn365 erfolgt überwiegend über Microsoft Teams und SharePoint, unterstützt durch die nahtlose Integration in das SharePoint-Intranet der IU. Zusätzlich ist der IU Learning Hub über die Learn365-App auch auf mobilen Geräten verfügbar.

Bisher hat Learn365 eine hohe Akzeptanz erreicht und positives Feedback für die standardisierten Mitarbeiterschulungen erhalten. Marcel Hebestreit berichtet:

„Seit der Einführung von Learn365 ist das Feedback durchweg positiv. Unsere Lernenden schätzen es, über das Dashboard ihre persönlichen Lernaufzeichnungen einsehen zu können. Sie haben so einen Überblick über alle absolvierten Schulungen und bleiben dank integrierter Benachrichtigungen auf dem Laufenden. Besonders praktisch finden sie, dass kein zusätzlicher Login nötig ist. Wir sehen weiterhin eine sehr hohe Nutzungsquote.“

Ein wichtiger Erfolgsfaktor des IU Learning Hubs ist die große Anzahl an verfügbaren Kursen. Die Lernenden können auf rund 1.500 Schulungen zugreifen, die Themen von Vertriebskompetenzen bis hin zur Anwendung von KI abdecken. Auch unternehmensspezifische Inhalte werden angeboten, wie etwa Leitfäden für Lehrkräfte zur besseren Präsentation von Lerninhalten oder spezifisches Wissen zu Studiengängen für Studienberater:innen der IU.

Darüber hinaus deckt Learn365 auch Compliance-Themen wie Cybersecurity und Datenschutz ab. Zudem wird das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) berücksichtigt, das eine jährliche Schulung aller Mitarbeitenden vorschreibt.

Marcel Hebestreit erklärt: „Für Compliance- und rechtliche Themen nutzen wir oft vorgefertigte Inhalte, die wir größtenteils über LinkedIn Learning beziehen. Allerdings erstellen wir etwa 80 % unserer Inhalte selbst und setzen dafür auch spezielle Autorentools ein.“

Schulungsverwaltung leicht gemacht:

Ein Grund für die große Menge an selbst erstelltem Kursmaterial ist die einfache Bedienung von Learn365. Die Plattform ermöglicht es Mitarbeitenden der IU aus verschiedenen Geschäftsbereichen, unkompliziert Inhalte zu erstellen, hochzuladen und ihre eigenen Schulungen zu verwalten. Marcel Hebestreit erklärt:

„Wir haben eine Community von rund 120 Learn365-Key-Usern, die in unseren Geschäftsbereichen tätig sind. Diese fungieren als Administrator:innen für Kurse und Lernpfade und sind Expert:innen für bestimmte Themenbereiche. Sie entwickeln ihre Kurse mit unserer Unterstützung, wenn es um Methodik und Didaktik geht. Doch nach einer kurzen Einführung in Learn365 sind sie sehr selbstsicher und können nahezu alles eigenständig umsetzen. Dieses dezentrale System hat unser Kursportfolio erheblich wachsen lassen und die Entwicklung unserer Mitarbeitenden gefördert.“

Um den Erfolg der Mitarbeiterschulungen zu messen und maßgeschneiderte Berichte zu erstellen, nutzt das Team die nahtlose Integration von Learn365 mit Power BI sowie die ausgereifte API der Plattform. Marcel Hebestreit ergänzt:

„Mit dem Abonnement von Learn365 erhalten wir ein Power-BI-Dashboard. Zusätzlich haben wir jedoch auch eigene Dashboards integriert, die über die API verbunden sind. Diese Dashboards decken verschiedene Themenbereiche ab und enthalten Informationen, die Learn365 nicht direkt bereitstellt. Zum Beispiel erstellen wir spezielle Berichte über den Ausbau und die Förderung von KI-Kompetenzen, die für unser Geschäftsmodell entscheidend sind.“

Marcel Hebestreit führt den Erfolg von Learn365 auch auf die gute Zusammenarbeit mit dem Zensai-Team zurück: „Wir haben eine großartige Kooperation und regelmäßigen Austausch mit Zensai. Besonders die Unterstützung durch unseren Customer Success Manager ist ein großer Vorteil. Auch das neue Chat-Feature im Admin-Center erleichtert es uns, schnell Fragen zu klären und Antworten zu erhalten.“

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Zukunft: KI-gestützte Lernlösungen

Die IU plant, Learn365 weiterhin einzusetzen, um ihr kontinuierliches Wachstum und die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen. Marcel Hebestreit blickt begeistert auf die zukünftigen Möglichkeiten mit Learn365, insbesondere durch den Einsatz neuer KI-Funktionen, die das standardisierte Lernen der Belegschaft noch effizienter gestalten sollen.

„KI spielt eine zentrale Rolle in unserem Geschäftsmodell. Für unsere Studierenden bieten wir bereits einen KI-gestützten persönlichen Studienassistenten namens Syntea an, der das Lernen beschleunigt und erweitert. Jetzt möchten wir KI stärker in unsere Mitarbeiterentwicklung und Lernerfahrungen einbinden. Wir freuen uns, dass Zensai KI in Learn365 integriert, etwa durch Chatbots, KI-basierte Empfehlungen und KI-gestützte Inhaltserstellung.“

Neben der Nutzung von KI, um standardisiertes Lernen noch besser in den Arbeitsalltag zu integrieren, plant das Team, auch weiterhin von neuen Funktionen zu profitieren, die Zensai regelmäßig einführt. Marcel Hebestreit erklärt:

„Learn365 ist ein leistungsstarkes Produkt, bei dem kontinuierlich Verbesserungen sichtbar werden. Wir haben eine ausgezeichnete Lösung, um die Entwicklung unserer Mitarbeitenden zu fördern. Zudem konnten wir unsere Ideen und Vorschläge direkt mit Zensai teilen, wie wir Learn365 in der Zukunft einsetzen möchten. Wir sind froh, Zensai an unserer Seite zu haben!“

Über IU

Die IU International University of Applied Sciences (IU) ist eine private Hochschule aus Deutschland, die sowohl Online- als auch Campus-Studiengänge für Studierende in Deutschland und weltweit anbietet. Seit ihrer Gründung im Jahr 1998 hat sich die IU von einer kleinen spezialisierten Hochschule zu einer der führenden privaten Bildungseinrichtungen Europas entwickelt. Heute ist sie die größte staatlich anerkannte Hochschule in Deutschland und beschäftigt ein vielfältiges Team an verschiedenen Standorten im In- und Ausland.

Die IU setzt auf Innovation und gestaltet Bildung und Prozesse neu, beispielsweise durch den Einsatz von KI, um Studierende zu unterstützen und Arbeitsabläufe zu optimieren.