Kurzinfo Aston University: Akzeptanz an der Aston University steigern

  • Branche: Hochschulwesen
  • Sitz: Birmingham, Vereinigtes Königreich
  • Gegründet: 1966
  • Website: www.aston.ac.uk

Herausforderung: Fortbildungsmöglichkeiten mit Microsoft 365 verknüpfen

Die Aston University befindet sich im britischen Birmingham und wird für das dort gebotene Lernerlebnis von den Studierenden sehr geschätzt. Allerdings hatten die 2.000 Bediensteten der Universität bislang keinen Zugang zu Lernangeboten, die den Anforderungen gerecht wurden.

Daher suchte das Team nach einer neuen Plattform, die dem Status der Aston University als Bildungseinrichtung gerecht wird und gleichzeitig die Lernbereitschaft der Mitarbeitenden fördert. Gefragt waren eine einfache Bedienung und Verwaltung, die nahtlose Integration in Microsoft 365 und fortschrittliche Berichtsfunktionen.

„Wir verzeichnen auf der Plattform ein äußerst reges Engagement. Tag für Tag wird sie von mehreren hundert Menschen genutzt. Wir haben die Compliance und das Niveau der abgeschlossenen Pflichtschulungen verbessert. Heute sind wir endlich in der Lage, uns einen genauen Überblick über die absolvierten Schulungen zu verschaffen.“

Beth Lloyd, Leiterin Organisational Development

Lösung: Die Akzeptanz des LMS vorantreiben

Als Hochschule ist die Aston University stolz darauf, eine Bildungsorganisation zu sein. Für die Beschäftigten gestaltete sich das Lernerlebnis jedoch unzureichend, da kein geeignetes Lernmanagementsystem (LMS) vorhanden war.

Beth Lloyd, Leiterin der Abteilung Organizational Development, führt aus: „Als Universität sollten wir unseren Mitarbeitenden eigentlich eine tolle Benutzererfahrung im Fortbildungsbereich bieten können. Wir wollten die Lernkultur in der Belegschaft verändern, indem wir das Erlebnis so umgestalteten, dass es stimmig und rationell ist und den Beschäftigten wie auch ihren Vorgesetzten einen Überblick über die Weiterentwicklung vermittelt.“

Ohne ein echtes LMS war das Lernen zudem schwierig und die Verwaltung dieses Bereichs zeitaufwendig. Anna Kielek, Koordinatorin für Organizational Development, kommentiert:

Wir mussten alles manuell und in ganz vielen verschiedenen Systemen erledigen. Das E-Learning-System war den Anforderungen nicht gewachsen, und wir hatten Probleme mit der Erfassung von Abschlüssen, der Registrierung von Zertifikaten und der Berichterstellung.

Das Team war entschlossen, eine robuste Plattform zu finden, die das Personalschulungswesen an der Universität transformieren konnte, und nahm daher eine Reihe verschiedener Lösungen unter die Lupe.

Beth Lloyd: „Wir wünschten uns eine Plattform, die attraktiv und einfach zu bedienen ist, damit die Lernenden sie schnell annehmen und sich auf das Lernerlebnis einlassen können, zumal manche Beschäftigte auch weniger sicher im Umgang mit Technologie sind.“

Neben dem ansprechenden Erscheinungsbild stellte das Team eine ganze Reihe von Anforderungen, wie z. B. fortschrittliche Berichtsfunktionen zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen sowie automatisierte Einladungen und die Möglichkeit der Integration in Microsoft 365.

Beth Lloyd erläutert:

Wir haben uns jede Menge Lösungen angesehen, und dann schlug ein Kollege Learn365 vor.  Die Integration mit Teams war wirklich reizvoll, und das galt auch für Optik und Bedienung. Der einfache Aufbau hat uns überzeugt.

Anna Kielek ergänzt: „Da Learn365 auf SharePoint basiert und unsere Mitarbeitenden Microsoft 365 täglich nutzen, waren diese mit der Plattform bereits vertraut.“

Auch die Erfahrungen mit dem Zensai-Team waren äußerst positiv.

Uns gefiel, dass sich das Zensai-Team wie ein Start-up-Unternehmen anfühlte; das hat gut zu uns gepasst. Sie hatten ein offenes Ohr für unsere Wünsche und haben unser Feedback sehr positiv aufgenommen. Und anders als bei einigen anderen Lösungsanbietern waren alle Gespräche mit uns nichttechnischer Natur.  Unser Kundenerlebnis mit Zensai war insgesamt sehr positiv.

Die Einrichtung von Learn365 erwies sich ebenfalls als unkompliziert, da das Team vom britischen Zensai-Partner Essential tatkräftig unterstützt wurde.

Beth Lloyd kommentiert: „Das Essential-Team hat uns hervorragend beraten und ist sehr entgegenkommend. Sie haben uns fachkundig darüber informiert, wie wir das richtige Erscheinungsbild hinbekommen und unsere Farben und die Marke optimal integrieren. Und auch wenn wir künftig etwas brauchen oder ein Problem haben sollten, bleiben sie für uns verfügbar.“

Anna Kielek fügt hinzu: „Essential hat alle unsere Administrator:innen geschult, und jetzt, wo ich mich besser mit dem System auskenne, habe ich weitere Schulungssitzungen angefordert. Sie sind immer erreichbar und extrem hilfsbereit. Der Support ist einfach klasse.“

Das Team stellte außerdem fest, dass Learn365 sehr einfach einzurichten ist.

Wir konnten Kurse direkt hinzufügen und die Grundeinstellungen im Handumdrehen erledigen. Die Tatsache, dass alles so fix über die Bühne gegangen ist, hat den Umzug insgesamt sehr erleichtert.

Nach gerade einmal drei Monaten wurde Learn365 von Zensai unter dem internen Branding „iLearn“ im November 2023 für alle Mitarbeitenden eingeführt.

Ergebnis: Bessere LMS-Akzeptanz durch Human Success

So hat Learn365 den Human Success an der Aston University möglich gemacht:

  1. Die Fortbildung der Belegschaft wurde an der übergeordneten Rolle der Universität als Lehranstalt ausgerichtet.
  2. Beschäftigte erhielten die Möglichkeit, ihre Fortbildung selbst zu verwalten. Dazu standen ihnen ein transparentes Mitarbeiter-Dashboard und ein wachsender Kurskatalog zur Verfügung.
  3. Die gesamte Fortbildung wurde an einem zentralen Ort zusammengeführt und mit einem einfachen, intuitiven und attraktiven Nutzungserlebnis für die Mitarbeitenden verbunden.
  4. Das Lernmanagement für Administrator:innen und Schulungsarchitekt:innen wurde rationalisiert, sodass der Arbeitsaufwand enorm reduziert und zahllose Stunden gespart werden konnten.
  5. Analysen werden nun für die Hauptberichterstellungsprozesse der Hochschule genutzt, und das Schulungsökosystem wird fortlaufend optimiert.

Bislang verlief die Einführung von iLearn äußerst erfolgreich. Beth Lloyd kommentiert: „Normalerweise erhalten wir, wenn wir ein neues System einführen, viel Gegenwind, und die Leute wollen sich nicht darauf einlassen. Bei iLearn dagegen war das komplett anders! Learn365 hat die Benutzererfahrung entscheidend verbessert, und wir beobachten bereits jetzt eine höhere Akzeptanz und ein stärkeres Engagement.“

Anna Kielek führt die hohe Akzeptanz zum Teil auf die bessere Sichtbarkeit des Lernangebots für die Mitarbeitenden zurück.

Der Kurskatalog ist jetzt für alle einsehbar. Zum ersten Mal können die Beschäftigten nach Themen suchen, die Sie interessieren – z. B. Unternehmensführung und Management –, und sich anzeigen lassen, was dazu vorhanden ist. So entscheiden sich Lernende oft für Kurse, auf die sie vorher gar nicht gekommen wären.

Das Mitarbeiter-Dashboard von Learn365 vermittelt den Lernenden außerdem einen bequemen Überblick über die bereits absolvierten Kurse sowie über etwaige obligatorische Schulungen. Seit dem Launch hat das Team zudem ein Dashboard eingeführt, mit dem Führungskräfte den Lernfortschritt ihres Teams verfolgen können.

Eine weitere Stärke von iLearn ist die große Auswahl an Kursen. Bislang gibt es rund 300 Kurse, die das gesamte relevante Themenspektrum abdecken – von Führungsqualitäten bis zum Softwareeinsatz. Die Bandbreite reicht von Compliance-Kursen in Bereichen wie Gesundheit und Arbeitssicherheit bis hin zu speziellen Schulungen, die sich an Gruppen wie Postgraduierte in der Forschung richten. Die Plattform wird auch für das Mitarbeiter-Onboarding genutzt.

Wir haben eine spezielle Seite für Neueinsteiger:innen, über die sie zu iLearn gelangen, wo sie alle obligatorischen Schulungen absolvieren können.

Die Beschäftigten können auch auf das Vorlesungsverzeichnis der Universität zugreifen, während Online-Veranstaltungen über einen neuen „Events Hub“ verfügbar gemacht werden. Auch Schulungspläne sind auf Learn365 zu finden.  

Dass die Plattform auf Anhieb so erfolgreich war, hat dazu geführt, dass immer mehr Abteilungen der Aston University ihre eigenen Inhalte hinzufügen wollen. Auch auf diese Weise hat die Hochschule die Akzeptanz des LMS angekurbelt. Anna Kielek erklärt:

Unsere Schulungsarchitekt:innen sind auf die ganze Universität verteilt. Es sind schon verschiedene Teams an uns herangetreten, für die Fortbildung bislang überhaupt kein Thema gewesen war.

Beth Lloyd fügt hinzu: „Diese Woche habe ich zwei E-Mails von Leuten bekommen, die wissen wollten, wie man Kurse in iLearn einstellt. Die Plattform hat unglaublich schnell Fahrt aufgenommen!“

Die Zukunft: Die Akzeptanz des mobilen LMS stärken

Künftig möchte das Team die Anzahl der Kurse weiter ausbauen, aber auch iLearn weiterentwickeln.  

Wir sind sehr interessiert daran, einige der anderen Funktionen von Learn365 zu erkunden. Einer der nächsten Schritte auf unserem Weg wird der verstärkte Einsatz gemischter Medien und vor allem von Videos sein.

Anna Kielek ergänzt: „Wir nehmen auch die Qualifikationsfunktionen unter die Lupe. Ich schätze, das ist etwas, auf das sich unsere Leute stürzen werden, sobald wir es einführen.“

Das Team plant zudem die Einführung der Learn365-Mobil-App für Frontline-Mitarbeitende. Beth Lloyd erläutert:

Wir haben so viele Mitarbeitende, die nicht so einfach an einen Laptop kommen – Reinigungskräfte etwa, Küchen- und Hauspersonal und sogar Laborfachkräfte. Ein mobiler Zugang würde es solchen Menschen ermöglichen, Schulungen genau dann zu absolvieren, wenn es für sie günstig ist.

Das Team untersucht außerdem, wie es die übergeordnete Zensai-Plattform für das Performance Management nutzen kann.

Das Team spricht auch regelmäßig mit Kolleginnen und Kollegen an anderen Hochschulen über die positiven Erfahrungen mit Learn365.  Beth Lloyd führt aus:

Wir sagen immer, dass man an Learn365 vor allem dann nicht vorbeikommt, wenn man noch nie ein LMS eingeführt hat und technisch vielleicht nicht so versiert ist. Wir haben festgestellt, dass es sehr einfach ist, das System in kürzester Zeit zum Laufen zu bringen. Es ist wirklich intuitiv. Es sieht gut aus und ist einfach zu implementieren. Das Zensai-Team ist offen für unsere Vorschläge und der Kundenservice ist einzigartig.

Über die Aston University

Die Aston University befindet sich im britischen Birmingham und wird von Studierenden wie auch in Umfragen immer wieder sehr positiv bewertet. Sie ist seit 1966 als Hochschule anerkannt, ihre Ursprünge reichen aber bis ins Jahr 1895 zurück. Die Universität beschäftigt 1.500 Festangestellte sowie weitere 1.000 Aushilfskräfte. Sie hat einen guten Ruf in Bereichen wie Technik, Gesundheitswesen und Wirtschaft.