Fakten im Überblick: 
- Branche: Wohnungsbaugesellschaft
- Hauptsitz: Newcastle-under-Lyme, Vereinigtes Königreich
- Gegründet: 2000
- Website: www.aspirehousing.co.uk
Herausforderung: Geringe Akzeptanz des vorhandenen LMS
Aspire Housing ist ein führender Wohnungsanbieter, Immobilienentwickler und Gestalter von Lebensräumen mit Sitz in Newcastle-under-Lyme. Gegründet im Juli 2000, besitzen und verwalten wir mehr als 9.000 Wohnungen und unterstützen rund 19.000 Kunden in Staffordshire und Cheshire. Das bestehende Lernmanagementsystem (LMS) von Aspire hatte eine geringe Nutzerakzeptanz und war schwer zu verwalten.
Daher suchte das Fortbildungsteam nach einem neuen, umfassend ausgestatteten LMS, das sich wesentlich besser in die tägliche Arbeit der 400 Aspire-Beschäftigten integrieren ließ, mühelos zu verwalten war und einer vielfältigen Belegschaft als Sprungbrett für die Förderung von Engagement und beruflicher Fortentwicklung dienen sollte.
„Die Implementierung von Learn365 bewirkte, dass das Lernen vollständig in unsere tägliche Arbeit integriert wurde. Die Tatsache, dass die gesamte Weiterbildung an einem zentralen Ort erfolgt, begeistert unsere Benutzenden. Die Automatisierung und die vielen Funktionen haben uns eine Menge Zeit gespart und dazu beigetragen, die Akzeptanz zu erhöhen.“
Shelley Austin, Learning & Development Business Partner
Lösung: Schulungsfunktionen in Microsoft 365
Ein wesentliches Problem des bei Aspire vorhandenen LMS bestand darin, dass es nicht in die Tools integriert war, die die Mitarbeitenden tagtäglich nutzen – namentlich Microsoft 365 und Microsoft Teams.
Shelley Austin, Learning & Development Business Partner, merkt dazu an:
Unser LMS war vollständig von Microsoft 365 getrennt. Dies stellte für unsere Beschäftigten ein echtes Hindernis dar, und entsprechend wenig wurde das alte LMS genutzt. Unser neues LMS brauchte daher eine nahtlose Integration in alle unsere Microsoft-Anwendungen. Learn365 war die einzige Lösung, die das von uns angestrebte hohe Maß an Integration bot, damit das Lernen in den Arbeitsablauf integrieren werden konnte.
Außerdem suchte das Team nach einer funktionsreicheren Lösung, die den Lernenden ein flüssigeres Erlebnis bieten und sehr viel einfacher zu verwalten sein sollte.
Unser bestehendes LMS bot nur begrenzte Automatisierung und Berichterstattung und erforderte zu viel Verwaltungsaufwand. Wir suchten nach einer Lösung, die automatisiert ist und Effizienz in unseren Prozessen schafft, wie das Überwachen und Berichten von Pflichtschulungen. Außerdem benötigten wir eine vereinfachte Buchung für sowohl virtuelle als auch persönliche Schulungen mit einem automatisierteren Einladungsprozess.
Ausgestattet mit einer Wunschliste, die auch die Unterstützung von Blended Learning umfasste, sichtete das Team mehrere Lösungen und nahm schließlich zwei Anbieter in die engere Auswahl, darunter auch Zensai.
Ein Ansatz, der Aspire Housing bei der Entscheidung für Learn365 als ideale Lösung half, war die Möglichkeit, eine kostenlose Demoversion zu nutzen. Shelley Austin kommentiert:
Wir schätzten die Möglichkeit, es vor dem Kauf auszuprobieren. So konnten wir sehen, wie es aus der Nutzerperspektive aussieht, und es mit Gruppen testen, wie z. B. unseren Instandhaltungsteams, die in der Vergangenheit technische Schwierigkeiten beim Zugang zu E-Learning hatten. Außerdem half es uns, uns an die Funktionen des Systems zu gewöhnen, was es uns ermöglichte, Learn365 in nur sechs Wochen einzuführen.
Im Dezember 2023 wurde Learn365 erfolgreich bei Aspire Housing in Betrieb genommen und bietet der 400-köpfigen Belegschaft jetzt umfassende Lernmöglichkeiten an.
Ergebnis: Lernen im Arbeitsalltag
Heute können Mitarbeitende über SharePoint, Microsoft Teams oder die Learn365-Mobil-App auf Learn365 zugreifen.
Shelley Austin erklärt:
Mitarbeitende können auf Schulungen über Teams oder SharePoint zugreifen, sodass das Lernen wirklich Teil ihrer täglichen Arbeit ist. Zum Beispiel können sie einen empfohlenen Kurs von ihrem oder ihrer Manager:in über den Teams-Chat erhalten. Gleichzeitig können unsere Frontline-Mitarbeitenden über die mobile App auch unterwegs auf Schulungen zugreifen. Die verschiedenen Zugangsmöglichkeiten zu Learn365 haben uns die nötige Flexibilität verschafft und Lernbarrieren beseitigt.
Auch hat die nahtlose Integration mit SharePoint Möglichkeiten geschaffen, die Bekanntheit des Kursangebots zu steigern und allen Mitarbeitenden Weiterbildung zu ermöglichen.
Wir haben in SharePoint eine Landingpage zum Thema Fortbildung erstellt, mit der wir zielgerichtete Kampagnen versenden können, um die Akzeptanz von Learn365 zu steigern – beispielsweise im Rahmen der Learning at Work Week, einer jährlichen Veranstaltung in Großbritannien. So können wir zeigen, was wir machen.
Shelley Austin nennt auch die enge Integration mit Microsoft 365 als einen der Gründe, warum Learn365 bei Aspire so gut ankommt.
Die ersten Rückmeldungen von Kolleg:innen und Manager:innen waren ausgesprochen positiv: Die Mitarbeitenden schätzen die Benutzerfreundlichkeit von Learn365 und den unkomplizierten Umgang damit. Vor allem begeistert sie, dass die Lösung in die Systeme integriert ist, die sie ohnehin bereits nutzen. Das Erscheinungsbild hat definitiv seinen Teil zum Erfolg beigetragen, da die Benutzenden dieses bereits von den Microsoft-Tools her kennen.
Lernen mit besserer Übersichtlichkeit ermöglichen
Die erhöhte Sichtbarkeit der Schulungsmöglichkeiten ist ebenfalls ein großes Plus. Shelley Austin erläutert:
Die Mitarbeitenden wissen es zu schätzen, dass sie alle ihre Lerninhalte und Zertifikate an einem zentralen Ort sehen und auf einen Blick erfassen können, was bis wann erledigt sein muss. Gleichzeitig können Führungskräfte die Lernfortschritte ihres jeweiligen Teams sehr gut mitverfolgen. Lernende erhalten außerdem automatisch Erinnerungen, und wenn ein Termin verpasst wurde, werden die Vorgesetzten benachrichtigt. Wir stellen fest, dass, weil alles viel einfacher und übersichtlicher ist, insgesamt mehr Kurse abgeschlossen und die Pflichtkurse schneller absolviert werden.
Eine entscheidende Funktion von Learn365 besteht darin, die Anmeldung für Schulungen sowie die Prozesse für die Anwesenheitsbestätigung zu optimieren. Bei Präsenzveranstaltungen geht das sogar über einen QR-Code.
Wir können die Mitarbeitenden einladen, sich selbst für Schulungen anzumelden, wobei die Einladung direkt in ihren Kalender geht. Sie können sich dann virtuell einloggen, sodass Papier-Anwesenheitslisten nicht mehr nötig sind!
Ein weiterer großer Vorteil von Learn365 ist die Möglichkeit der Integration mit Microsoft Entra ID (vormals Active Directory): Bestehende Entra ID-Gruppen können als Zielgruppe für bestimmte Schulungen festgelegt werden.
Shelley Austin sagt: „In unserem vorherigen LMS war das Hinzufügen neuer Mitarbeitender und das Zuweisen von Schulungen komplett manuell. Das war zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Mit Learn365 nutzen wir einfach unsere bestehenden Entra ID-Gruppen, wie zum Beispiel neue Mitarbeitende oder unser Kundenserviceteam. So wird jeder automatisch in die passende Schulung eingetragen.
Insgesamt hat die Zeitersparnis bei der Schulungsverwaltung dank der Automatisierung in Bereichen wie Benachrichtigungen, Registrierungen und Berichten dazu beigetragen, dass sich das Schulungsteam verstärkt auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren konnte.
Es war fantastisch. Wir konnten uns auf Dinge wie die Verbesserung des gesamten Onboarding-Prozesses, die Entwicklung von Führungskräften und die Erstellung spannender Inhalte konzentrieren, da wir nicht mehr so viel Zeit mit alltäglichen Verwaltungstätigkeiten verbringen.
Compliance leicht gemacht
Eine weitere erfreuliche Funktion von Learn365 ist die Möglichkeit, aktuelle Statistiken zu Lernabschlüssen usw. zu erhalten. Sie helfen Aspire dabei, den Compliance-Anforderungen und gesetzlichen Bestimmungen nachzukommen.
Shelley Austin bemerkt: „Wir sind ein regulierter Sektor und müssen in Bereichen wie Datenschutz (GDPR) und Schutzmaßnahmen eine ordnungsgemäße Governance nachweisen. Die Berichterstattung über Pflichtschulungen mit Learn365 hat dem Team dabei wirklich geholfen, dies effizienter zu erledigen.“
Ein Vorteil von Learn365 ist die Vielfalt der Inhalte, die hinzugefügt werden können, um unterschiedlichste Lernbedürfnisse zu erfüllen. Das Spektrum reicht vom Präsenzunterricht über einmalige virtuelle Lernveranstaltungen bis hin zu einer großen Auswahl an gebrauchsfertigen Kursen, die bei Go1 erhältlich sind.
Shelley Austin sagt: „Wir konnten eine viel größere Vielfalt an Inhalten über die Go1-Bibliothek sowie unser eigenes maßgeschneidertes Material in die Plattform einbinden. Learn365 hat es uns zudem ermöglicht, einen gemischten Lernansatz anzubieten. Zum Beispiel besteht unser Training für Kundenbeschwerden aus zwei Phasen: einem E-Learning-Vorkurs und einem anschließenden Präsenzkurs, den die Teilnehmer nach Abschluss des E-Learning-Kurses buchen können.“
Dank der Benutzerfreundlichkeit von Learn365 können die verschiedenen Teams auch jeweils eigene Inhalte selbst verwalten.
Fachleute für Bereiche wie Gesundheit und Arbeitssicherheit oder Kundenbeschwerden können Kurse laden und selbst Inhalte publizieren. Das ist ausgesprochen hilfreich, weil wir so einen Teil der Zuständigkeiten über das gesamte Unternehmen verteilen können.
Ein Aspekt, der einen Unterschied gemacht hat, ist die kontinuierliche Unterstützung durch das Zensai-Team. Shelley Austin sagt: „Wir wären nicht da, wo wir heute sind, ohne die großartige Unterstützung durch unseren Customer Success Manager. In unseren monatlichen Meetings ist sie immer äußerst hilfsbereit. Sie hat uns von Anfang an begleitet und uns bei der Bewältigung aller Herausforderungen unterstützt.“
Zukunft: Ausbau der Schulungsmöglichkeiten und Bereitstellung in Microsoft Teams
Für die Zukunft plant Aspire Housing einen weiteren Ausbau der über Learn365 verfügbaren Schulungsangebote. In Kürze werden maßgeschneiderte Inhalte hinzukommen, darunter Kurse des Wohnungsverwaltungsteams zur Unterstützung von Frontline-Mitarbeitenden sowie sämtliche Inhalte eines kürzlich durchgeführten Präsenzprogramms zur Fortbildung von Führungskräften.
Außerdem ist geplant, mit Learn365 die Employee Experience zu verbessern. Gedacht ist dabei etwa an eine Optimierung des Onboardings von Neueinstellungen oder die Unterstützung unternehmensweiter Veranstaltungen.
Shelley Austin:
Wir planen, Learn365 zu nutzen, damit sich die Mitarbeitenden für alle unternehmensweiten Veranstaltungen anmelden können und die Details direkt in ihren Kalender eingetragen werden. Außerdem werden wir Geld sparen, da wir unsere bisherige kostenpflichtige Veranstaltungslösung abschaffen werden.
Eine spannende Zukunftsaufgabe besteht darin, mithilfe der Daten von Learn365 einen Qualifikations- und Kompetenzrahmen zur Unterstützung der beruflichen Weiterentwicklung zu erstellen.
Shelley Austin erklärt: „Im britischen Wohnungssektor gibt es einen echten Antrieb zur Professionalisierung durch die Entwicklung eines neuen Kompetenz- und Verhaltensstandards. Dabei wird der Fokus auf die Entwicklung und Verwaltung der Skills, Kenntnisse und Verhaltensweisen der Kolleg:innen liegen. Die Skills-Funktionalität von Learn365 gibt uns einen Ansatz und einen Rahmen, um ein rollenrelevantes Kompetenzmodell zu definieren und weiterzuentwickeln. Dadurch wird es uns ermöglicht, Lerninitiativen und -ansätze zu entwickeln und zu verankern, die eine Kultur der kontinuierlichen beruflichen Weiterbildung fördern.“
Ein Aspekt von Learn365, der das zukünftige Wachstum der Plattform fördert, ist die Roadmap mit neuen Funktionen.
Learn365 wird ständig durch zusätzliche Features ergänzt, für die keine Mehrkosten anfallen. Und anders als bei einigen anderen Systemen wird das, was auf der Roadmap angekündigt wird, auch geliefert! Für uns ist das ein echter Gewinn.
Über Aspire Housing
Aspire Housing ist ein führender Wohnungsanbieter, Immobilienentwickler und Stadtgestalter mit Sitz in Newcastle-under-Lyme. Gegründet im Juli 2000, besitzen und verwalten wir mehr als 9.000 Wohnungen und unterstützen rund 19.000 Kunden in Staffordshire und Cheshire. Unsere Gewinne werden reinvestiert in den Bau neuer Wohnungen, die Revitalisierung von Gemeinschaften und in ein umfassendes Angebot innovativer Unterstützungsdienste, die darauf abzielen, Leben zu verändern.