Die wichtigsten Fakten zu Affimed: 
- Branche: Biotech, Pharma
- Hauptsitz: Mannheim, Deutschland
- Gegründet: 2000
- Website: www.affimed.com
Herausforderung: Fehlende Koordination von Pflichtschulungen
Affimed ist ein Biotech-Unternehmen, das innovative Behandlungsmethoden für Krebserkrankungen entwickelt. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Deutschland, beschäftigt über 150 Mitarbeitende und ist an der NASDAQ notiert.
Das Unternehmen hatte aufgrund der geringen Mitarbeiterzahl anfangs Schulungsunterlagen in Papierform eingesetzt, aber mit zunehmendem Wachstum wurde es immer schwerer, den Überblick über die Materialien zu behalten.
Was dem Unternehmen fehlte, war ein schlankes Fortbildungssystem zur Unterstützung der zahlreichen Pflichtschulungen für die Belegschaft.
„Learn365 hat unser Pflichtschulungsprogramm verändert und uns dabei geholfen, von einem mühsam zu pflegenden manuellen System wegzukommen. Die Nutzungserfahrung für die Lernenden ist durch den vereinfachten Prozess auch wesentlich besser geworden. Der Zeitaufwand für die Verwaltung des Systems hat sich verringert. Auch sind Qualität und Übersicht über die Schulungen besser geworden. Alle sind mit dem System wirklich zufrieden.“
Sylvia Peter, Head of Clinical QA, Affimed
Lösung: Optimiertes Schulungsmanagement mit Learn365
Als Pharmaunternehmen spielen Schulungen für Affimed eine besondere Rolle. Sylvia Peter, Head of Clinical QA, erklärt: „Unsere Branche ist stark reguliert. Um die Vorschriften einzuhalten, müssen wir nachweisen, dass unsere Mitarbeitenden in verschiedenen Bereichen, wie der Durchführung klinischer Studien, geschult sind.“
Affimed hatte ein papierbasiertes System und die Beschäftigten führten ihre jeweiligen Schulungsunterlagen selbst. Das war kompliziert und bot nur wenig Übersicht. Sylvia Peter fügt hinzu:
Da unser Schulungsbedarf immer komplexer wird, wurde es auch immer schwieriger, die Abläufe auf manuellem Wege im Griff zu behalten. Wir benötigten daher eine digitale Lernplattform.
Das Team begann mit der Suche nach einer passenden Lösung, die auf Microsoft 365 basierte. Marc Magdsack, Vice-President IT, sagt dazu: „Wir sind ein Microsoft-Unternehmen. Wir wollten eine Technologie nutzen, für die wir bereits bezahlt hatten, die keine Anpassungen erforderte und von der wir wussten, wie sie zu verwalten ist. Hohe Benutzerfreundlichkeit für die Lernenden war ebenfalls entscheidend.“
Ein weiterer Faktor waren die Kosten. Tim Behrendt, VP of HR & Internal Communications, kommentiert: „Die Lösung sollte alle wichtigen Funktionen haben, und andererseits wollten wir nicht für Funktionen bezahlen, die wir nicht nutzen.“
Learn365 erfüllte nicht nur die technischen und finanziellen Anforderungen, sondern auch die Bedürfnisse von Lernenden und Kursadministrator:innen.
Die Integration von Daten und Kursmaterial war ein Kinderspiel. Wir haben auch positives Feedback von Nutzenden bekommen, die das System getestet haben.
Tim Behrendt, VP of HR & Internal Communications, Affimed
Die Implementierung von Learn365 lief unkompliziert ab. Marc Magdsack erklärt: „Es waren nur ein paar Klicks nötig, um das Live-System zum Laufen zu bringen.“ Im Januar 2023 wurde Learn365 schließlich für alle mehr als 150 Beschäftigten eingeführt.
Ergebnisse: Sichere Schulungen, bereitgestellt durch Microsoft 365-Tools
Heute wird Learn365 von allen Beschäftigten für das rationalisierte Pflichtschulungsprogramm von Affimed genutzt. Die Mitarbeitenden greifen direkt auf Learn365 zu und nutzen dafür entweder E-Mail-Einladungen oder das SharePoint-Intranet des Unternehmens, wobei einmaliges Anmelden den Zugriff vereinfacht.
Die meisten Kurse sind auf Englisch, einige wurden aber ins Deutsche übersetzt. Die Mitarbeitenden werden zu Richtlinien, Standard Operating Procedures (SOPs) und mehr geschult. Learn365 wird auch für einige verpflichtende IT-Schulungen zur Informationssicherheit sowie für spezielle Anwendungen wie Adobe Sign verwendet.
Die Abkehr vom papierbasierten System hat das verpflichtende Lernen sowohl für die Nutzenden als auch für die Administrator:innen verbessert und gleichzeitig die Übersichtlichkeit erhöht sowie den Aufwand reduziert.
Das Papiersystem war dezentral organisiert, und alle Mitarbeitenden führten ihre eigenen Schulungsunterlagen. Es fehlte die Übersicht, und es war ein enormer manueller Aufwand, nachzuhalten, wer welche Schulungen schon absolviert hatte. Mithilfe der Berichte im neuen System können wir den Compliance-Grad in Echtzeit sehen und Erinnerungen verschicken, wenn Schulungen ausstehen und ein Fälligkeitsdatum bevorsteht. Jetzt haben wir belastbare KPIs, die wir an die Regulierungsbehörden weitergeben können.
Sylvia Peter, Head of Clinical QA
Michaela Sommer, Senior Manager Quality Systems & CSV, fügt hinzu: „Das papierbasierte System war auch sehr zeitaufwendig. Das Einsammeln aller Schulungsmappen von den Mitarbeitenden und das Durchsehen dauerte viele Tage und war außerdem fehleranfällig.“
Auch die Lernenden vermissen das papierbasierte System nicht. Zudem erfüllt Learn365 alle nötigen Compliance-Anforderungen:
Die Abkehr vom papierbasierten System wurde auch von den Beschäftigten begrüßt. Wir haben positive Rückmeldungen erhalten, da sie ihren Bedarf nicht mehr selbst ermitteln, ihre absolvierten Schulungen nicht mehr dokumentieren und keine Papierunterlagen mehr aufbewahren müssen. Jetzt werden ihnen im Learn365-System bestimmte Schulungspläne zugewiesen, und sie erhalten Erinnerungen und können leicht sehen, welche Lerninhalte sie noch absolvieren müssen. Ein weiteres wesentliches Element des Systems ist, dass sich die Daten nicht manipulieren lassen. Alles wird in einem Audit-Trail aufgezeichnet, sodass alle Änderungen im System sichtbar sind.
Tim Behrendt, VP of HR & Internal Communications
Ein LMS, das zuhört und immer besser wird
Das Team begrüßt ebenfalls, die Produktentwicklung von Learn365 dahingehend beeinflussen zu können, dass seine speziellen Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Marc Magdsack sagt: „Wir haben eine neue Funktion mit einem umfassenderen Audit-Trail vorgeschlagen, da dies im Sinne der Aufsichtsbehörden ist. Zensai berücksichtigte das Feedback und stellte die Funktion als Teil der Plattform zur Verfügung. Darüber haben wir uns sehr gefreut.“
Ein weiterer Vorteil von Learn365 ist die Möglichkeit, Wissensabfragen einzufügen, sodass geprüft werden kann, ob das Gelernte auch wirklich verstanden wurde. Tim Behrendt kommentiert: „Im papierbasierten System mussten die Lernenden nur unterschreiben, dass sie die Schulung abgeschlossen hatten. Jetzt müssen sie Fragen beantworten, um zu belegen, dass sie den Lernstoff verstanden haben.“
Einer der Vorteile der nahtlosen Integration von Learn365 in Microsoft 365 besteht darin, dass Affimed die bestehenden AAD-Gruppen (Azure Active Directory) nutzen kann, um die richtigen Mitarbeitenden zu schulen.
Wenn wir Einladungen für Schulungen verschicken, verwenden wir die Gruppen, die wir vorher in Azure eingerichtet haben. Wir haben auch eine Gruppe mit allen Mitarbeitenden. Wenn dieser Gruppe über das Adressbuch eine neue Person hinzugefügt wird, wird sie automatisch zu den verpflichtenden Schulungen eingeladen.
Tim Behrendt, VP of HR & Internal Communications
Durch den Einsatz von AAD-Gruppen konnte das Team die Anzahl der verschiedenen Schulungsgruppen auf fast 50 erweitern und so die hochkomplexen Pflichtschulungsanforderungen von Affimed erfüllen. Michaela Sommer kommentiert: „Mit Learn365 können wir unsere gesamte Schulungsmatrix überprüfen und unsere Inhalte auf noch mehr Gruppen zuschneiden. Wir können das System wirklich auf die einzelnen Abteilungen ausrichten, in denen oft unterschiedliche Richtlinien oder Verfahren gelten, und darauf, wer darüber Bescheid wissen muss.“
Zukunft: Das volle Potenzial von Learn365 ausschöpfen
Derzeit liegt bei Affimed der Einsatzschwerpunkt von Learn365 auf der Durchführung gezielter und rationalisierter Pflichtschulungen. Es ist jedoch geplant, den Umfang der Lerninhalte zu erweitern.
Im Moment nutzen wir Learn365 eigentlich noch nicht für andere Schulungsanforderungen oder die kontinuierliche Fortbildung. Wir werden uns aber ansehen, welche Schulungen wir ggf. noch in das System einbauen können.
Tim Behrendt, VP of HR & Internal Communications
Das Team überlegt, wie es Learn365 so nutzen kann, dass sich die Beschäftigten dort auch für Präsenzschulungen anmelden und diese aufgezeichnet werden können. Sylvia Peter hat folgende Pläne für die Zukunft:
Wir wollen uns etwas genauer ansehen, wie wir Präsenzschulungen aufzeichnen und belegen können, dass alle teilgenommen haben.
In Anbetracht des bisherigen Erfolgs der Plattform ist Tim Behrendt der Meinung, dass Learn365 das Lernen im Unternehmen verändert hat.
Learn365 war für uns ein echter Wendepunkt. Die Qualität der Schulungen und der Überblick darüber haben sich wesentlich verbessert. Die Abkehr vom papierbasierten System wird von allen begrüßt, und die Rückmeldungen sind sehr positiv. Wir freuen uns auf die künftige Nutzung von Learn365, um die Fortbildung bei Affimed weiterzuentwickeln.
Über Affimed
Affimed ist ein Biotech-Unternehmen, das innovative Behandlungsmethoden für Krebserkrankungen entwickelt. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Deutschland, beschäftigt über 150 Mitarbeitende und ist an der NASDAQ notiert. Zwei weitere kleinere Niederlassungen befinden sich in den USA.