Für Mitarbeitende können sich Projektbesprechungen so anfühlen wie ein Referat in der Schule: eine nicht gerade angenehme Formalität, die sie abhaken müssen. Doch mit den richtigen Fragen kann ein Akzent gesetzt und die Projektbesprechung positiv gestaltet werden.

Wozu dienen nun aber Projektbesprechungen?

Projektbesprechungen sind Gespräche zum aktuellen Stand während eines Projekts. Hier soll geprüft werden, ob alles nach Plan läuft, ob auf die wichtigsten Ziele fokussiert wird und alle Herausforderungen bewältigt werden können. Sie sollten mit rückblickenden Projektbesprechungen nach dem Projektabschluss kombiniert werden, aus denen neue Erkenntnisse für künftige Projekte gezogen werden können.

Warum Projektbesprechungen so wichtig sind

Es mag zwar offensichtlich erscheinen, soll aber hier noch einmal betont werden: Die Besprechung neuer oder laufender Projekte ist essenziell für jedes Unternehmen. Sonst besteht die Gefahr, dass sinnlosen oder nicht durchführbaren Projekten grünes Licht gegeben wird oder das Ziel aus den Augen verloren wird.

Projektbesprechungen sind besonders in Arbeitsumgebungen wichtig, in denen die Mitarbeitenden relativ autonom sind. Das hört sich vielleicht zunächst widersprüchlich an. Aber wenn Führungskräfte die Zügel aus der Hand geben möchten und ihre Mitarbeitenden dennoch produktiv bleiben sollen, müssen sie klare Erwartungen formulieren.

10 wichtige Fragen für Projektbesprechungen

Sehen wir uns nun die eigentliche Besprechung an. Wenn Sie zum ersten Mal eine solche Besprechung leiten, kann die Auswahl der richtigen Fragen für Kopfzerbrechen sorgen. Es handelt sich schließlich nicht um ein typisches Mitarbeitergespräch, sondern eher um einen ausführlichen, projektbezogenen Austausch. Vor diesem Hintergrund haben wir diese zehn Fragen als essenziell für Projektbesprechungen ausgewählt.

Fragen vor Projektbeginn und im Projektverlauf

1. Was ist das Ziel dieses Projekts?/Sind unsere Ziele noch relevant?

Als Erstes müssen Sie ermitteln, was eigentlich erreicht werden soll. Projekte werden oft zunächst mit allgemeinen Zielen im Hinterkopf gestartet, aber jetzt müssen Sie konkret werden. Mit welcher Kennzahl können Sie den Erfolg messen? Welchen Wert oder welches konkrete Ergebnis möchten Sie erreichen?

Ein klares Ziel ist besonders wichtig, wenn Sie Objectives and Key Results (OKRs) verwenden. Denn dann sollten die Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden auf die Unternehmensziele abgestimmt sein.

Ein klares Ziel ist aber auch wichtig, um den Projektumfang zu begrenzen. Denn ohne klares Ziel besteht die Gefahr, dass sich die Projektziele im Laufe der Zeit verschieben oder dass sie verwässern. Im Jahr 2021 führte das Project Management Institute eine Umfrage zu diesem Thema durch. Dabei wurde festgestellt, dass mehr als ein Drittel der Projekte der Organisation von einer schleichenden Ausweitung oder Verschiebung des Projektumfangs betroffen war.

2. Wie werden die einzelnen Phasen bzw. wie wird die nächste Phase des Projekts aussehen?

Für die Besprechung dieser Frage werden Sie wohl die meiste Zeit aufwenden. Beim Beleuchten der einzelnen Schritte lassen sich schneller potenzielle Hindernisse erkennen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie keine unausgereiften Ideen absegnen.

Genau das ist angewandte SMART-Planung. Der Weg zum Projekterfolg kann lang und schwierig sein. Das Herunterbrechen auf einfache Aufgaben erleichtert die Entwicklung eines Aktionsplans. Mit diesen kleineren Meilensteinen lässt sich außerdem die Motivation bei langen Projekten besser aufrechterhalten.

3. Wie viel wird das kosten/wie sieht das Budget aus?

Es ist wichtig, über die Ziele und den potenziellen Nutzen eines Projekts zu sprechen. Also die ganzen positiven Dinge. Aber ab einem bestimmten Punkt müssen Sie auch die Kosten kennen.

Unterschiedliche Projekte können unterschiedliche finanzielle Anforderungen mit sich bringen. Möglicherweise benötigen Sie z. B. eine neue Software für das Projekt, was teuer werden kann. Tatsächlich sagen manche Quellen voraus, dass die weltweiten IT-Ausgaben für Unternehmenssoftware in diesem Jahr 672 Milliarden Dollar erreichen werden.

Oder Sie benötigen ein Werbebudget oder müssen Überstunden einplanen oder oder… Machen Sie sich vorab ein Bild von den möglichen Kosten. So gibt es später keine bösen Überraschungen.

4. Bestehen Risiken für das Unternehmen oder die Mitarbeitenden?

Aus Sicht des Personalwesens ist dies eine Frage, die bei keiner Projektbesprechung fehlen darf. Das Thema Wohlbefinden war eines der bestimmenden Themen des Jahres 2021. Doch laut CIPD haben viele private Unternehmen in diesem Bereich noch einen weiten Weg vor sich.

 Für die Mitarbeitenden können folgende Risiken bestehen:

  • Burnout
  • Außergewöhnliche Arbeitsbelastung
  • Hohes Stresslevel
  • Arbeitsbedingte gesundheitliche Probleme

Aber auch für das Unternehmen bestehen Risiken. Projektbesprechungen können einen entscheidenden Teil dazu beitragen, potenzielle PR-Katastrophen zu verhindern.

5. Wie halten Sie die Mitwirkenden auf dem Laufenden?

Effektive Arbeitsumgebungen zeichnen sich durch eine gute Kommunikation aus. Eine Umfrage aus dem Jahr 2019 ergab, dass die Hauptursache für Stress bei britischen KMU in mangelnder Kommunikation lag.

Achten Sie darauf, dass die Projektleitung gut kommuniziert. Das ist aber ein Balanceakt: Die Projektleitung muss zwar Informationen verteilen und für die Dokumentation sorgen, aber auch keine Informationsflut verursachen oder sich in Mikromanagement verlieren. Die interne Kommunikation ist auf jeden Fall von entscheidender Bedeutung und sollte daher in keiner Projektbesprechung fehlen.

6. Haben Sie alle Beteiligten einbezogen und ihre Bedenken berücksichtigt?

Zu einer guten Kommunikation gehören auch Aufmerksamkeit und emotionale Intelligenz. Eine Führungskraft, die die Bedenken ihrer Mitarbeitenden überrollt, wird weitere Probleme verursachen. Wenn sie dagegen richtig zuhört, wird sie vielleicht sogar auf Problembereiche aufmerksam, die sie bisher übersehen hat.

7. Benötigen Sie mehr Unterstützung?

Das ist eine der Fragen, die auf die richtige Art und Weise gestellt werden müssen. Eine ehrgeizige Projektleitung möchte vielleicht beweisen, dass sie auch mit dem Nötigsten auskommt.

Aber das ist nicht immer der beste Weg. Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden mit, welche Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen, und ermuntern Sie sie, diese auch zu nutzen. Das kann z. B. zusätzliches Feedback sein. Das kann aber auch mehr Flexibilität oder die Unterstützung durch unternehmensinterne Expert:innen bedeuten.

Fragen nach Abschluss eines Projekts

Projektbesprechungen sollten am besten nicht zu spät durchgeführt werden. Aber manchmal ist auch eine Besprechung im Nachhinein wichtig. Rückblickende Projektbesprechungen können einen großen Lerneffekt haben. Wenn Sie folgende Fragen in einer rückblickenden Projektbesprechung stellen, können Sie aus den Antworten lernen.

8. Wie bewerten Sie den Erfolg dieses Projekts?

Wie bei jedem Gespräch zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften besteht das Ziel darin, voneinander zu lernen. In Projekte involvierte Mitarbeitende kennen vielleicht Details, die Ihnen bisher entgangen sind.

Aber Sie als Manager:in kennen wiederum das Gesamtbild. Es ist also sinnvoll, diese Frage zu stellen, unabhängig davon, ob die Mitarbeitenden gute Nachrichten für Sie haben oder ob Sie deren Sicht leider korrigieren müssen.

9. Könnte sich aus diesem Projekt mehr ergeben?

„Guter Film, aber reicht es für eine Fortsetzung?“

Wenn ein Projekt wirklich erfolgreich war, kann es neue Türen öffnen. Diese Frage könnte auch vorab gestellt werden. Wir haben sie jedoch in die Kategorie „Rückblick“ eingeordnet, weil die langfristigen Ergebnisse eines Projekterfolgs im Vorfeld schwer vorherzusagen sind.

10. Haben Sie etwas gelernt, das für zukünftige Projekte von Nutzen sein wird?

Beim Reflektieren geht es darum, zu verstehen, was passiert ist, und zu erkennen, wie Dinge verbessert werden können. Diese Frage geht genau diesen Aspekten auf den Grund.

Ganz gleich, ob es sich um eine besondere Herausforderung, ein Problem bei den Abläufen oder um Probleme zwischen den Teams gehandelt hat – aus einem Projekt kann immer etwas gelernt werden. Nehmen Sie diese Lektion also mit und überlegen Sie, wie Sie beim nächsten Mal noch besser vorgehen können.